Hur man skapar ett arbetsflöde i SharePoint

Översikt över SharePoint Workflow

SharePoint arbetsflöde kan förenkla affärsprocesser med automatisering. Det hjälper till att spåra procedurer, hantera resurser och överföra kunskap. Förbyggda arbetsflöden som godkännandeprocesser och begärandehantering är tillgängliga. Men att anpassa arbetsflöden med Power Automate kan hjälpa organisationer att få ut ännu mer av det.

Så här skapar du ett arbetsflöde i SharePoint:

1. Gå till webbplatsen där du vill lägga till arbetsflödet.
2. Navigera till sidan med webbplatsinställningar.
3. Välj 'webbplatsfunktioner' från menyn 'webbplatsåtgärder'.
4. Klicka på 'Skapa ett arbetsflöde i SharePoint-designern'.

SharePoint Designer låter dig anpassa aspekter av ett arbetsflöde visuellt. Håll ett öga på förhållanden som startar arbetsflödet och tilldela uppgifter till ansvarsfulla individer. För att få ut så mycket som möjligt av automatisering, använd Power Automate-mallar för att förenkla processer.

Gör arbetsflödet enkelt med dessa SharePoint-installationstips!

Konfigurera ett arbetsflöde i SharePoint

För att sätta upp ett arbetsflöde i SharePoint med definierade mål och identifierade processer och deltagare måste du följa rätt steg. I det här avsnittet kommer vi kort att diskutera underavsnitten för att definiera mål för arbetsflödet, identifiera process och deltagare, utforma arbetsflödessteg och åtgärder och skapa arbetsflödesmallar. Dessa steg ger en heltäckande lösning för att skapa ett arbetsflöde i SharePoint.

Definiera mål för arbetsflödet

För att säkerställa framgång i SharePoint , måste målen vara tydligt definierade. Målen ska vara realistiska och fokusera på organisationens behov. Involvera slutanvändare tidigt i att definiera nyckeltal eller andra framgångsmått. Dessutom, säkerhet och trygghet måste beaktas.

Proffstips: Se till att alla intressenter är involverade i att sätta upp mål för att få inköp och hålla alla på rätt spår. Krydda arbetsflödesdetektivarbetet med SharePoint !

Identifiera process och deltagare

Identifiera processen och deltagare för att få ditt arbetsflöde att fungera smidigt i SharePoint. Bestäm vilka steg som krävs och vem som ska ingå i varje steg. Bra kommunikation med alla inblandade kommer att göra processen bättre, minska fel och skapa ansvarsskyldighet.

Viktiga steg för att uppnå detta:

1. Tilldela roller och ansvar.
2. Involvera intressenter så att alla vet sina uppgifter och kan bidra.
3. Sätt upp ett ramverk för att spåra milstolpar och mäta framsteg.

Se över arbetsflödet regelbundet. Validera processen och leta efter förbättringsmöjligheter. Arbetsledargranskningar visar på transparens mellan anställda.

För Framgång:

• Identifiera processen och deltagarna
• Tilldela roller och ansvar
• Spåra milstolpar och involvera intressenter i att skapa och granska processer

Få den perfekta sekvensen av åtgärder med en steg-för-steg-guide.

Designa arbetsflödessteg och åtgärder

När du utformar ett arbetsflöde, definiera målet och bestämma det önskade resultatet . Identifiera sedan de enskilda uppgifterna och vem som ska ansvara för dem. Beskriv godkännanden, recensioner och aviseringar vid varje steg. Bygg och testa arbetsflödet .

Tänk på att resurser, tidslinjer och risker alla påverkar designen. Vi hjälpte en kund med ineffektiva manuella processer på deras ekonomiavdelning genom att skapa arbetsflöden anpassade efter deras behov. Detta sparade tid och pengar, med ökad noggrannhet i varje steg – vilket resulterar i tusentals dollar som sparas per år! Så låt oss börja organisera – det är dags att bli en arbetsflödesguide!

Skapa arbetsflödesmallar

Att skapa arbetsflödesmallar är ett måste för alla SharePoint-administratörer. Det automatiserar processer, sparar tid och ökar effektiviteten. Så här gör du:

Hur redigerar jag pdf i word

1. Gå till Webbplatsåtgärder> Webbplatsinställningar> Webbplatsmallar.
2. Klicka på Skapa från befintlig webbplatsmall och välj Arbetsflödesprocess.
3. Fyll i detaljer som namn, beskrivning och gruppnamn. Klicka sedan på Ok.
4. Anpassa mallen genom att lägga till villkor eller åtgärder.
5. Publicera mallen och använd den på flera webbplatser.

Tänk på att skapa en arbetsflödesmall kräver en teknisk förståelse för SharePoint Designer eller Visual Studio . Men det finns massor av onlineresurser med steg-för-steg-vägledning.

SharePoint har också en fantastisk funktion där användare kan spåra dokumentändringar . När en ny version av en fil sparas i ett godkänt bibliotek eller en godkänd lista, a Meddelande om uppdatering av arbetsflödesmall via e-post skickas till valda användare.

2013 gjorde Microsoft det ännu enklare att implementera automatiserade processer med Återanvändbara arbetsflöden . Detta gör att skapa arbetsflödesmallar mer skalbara och minskar uppgifterna för administratörer.

Att starta ett arbetsflöde i SharePoint är som att avfyra automatiserade uppgifter med en välsmord maskin!

Starta ett arbetsflöde i SharePoint

Följ dessa steg för att starta ett arbetsflöde i SharePoint med underavsnitten start, övervakning och spårning av framsteg och hantering av undantag och fel. Starta först ett arbetsflöde med hjälp av SharePoint-menyalternativen. När den väl har lanserats, håll ett öga på framstegen med hjälp av övervaknings- och spårningsfunktionen. Slutligen, var beredd att hantera eventuella undantag eller fel som kan uppstå under processen.

Starta ett arbetsflöde

Att starta ett arbetsflöde i SharePoint är ett enkelt sätt att automatisera tråkiga uppgifter! Här är 5 enkla steg för att komma igång:

1. Öppna SharePoint-webbplatsen där arbetsflödet ska startas
2. Gå till listan eller biblioteket som innehåller de dokument som ska arbetas med
3. Klicka på 'Arbetsflöde' från menyfliksområdet och sedan på 'Lägg till ett arbetsflöde'
4. Välj en mall, anpassa den och konfigurera den för att passa dina behov
5. Granska inställningarna och klicka på 'Slutför' när du är klar

SharePoint utmärker sig för sin förmåga att anpassa arbetsflöden för att passa unika affärskrav! Dessutom kan icke-tekniska användare enkelt starta arbetsflöden med användarvänliga funktioner.

Införandet av arbetsflöden i SharePoint har revolutionerade hur företag fungerar . Denna integration har bemyndigade organisationer att ta kontroll av sina processer, vilket leder till bättre produktivitet och förbättrad vinst. Att automatisera uppgifter frigör också anställda att fokusera på kärnverksamhetens funktioner, vilket resulterar i bättre resultat. Att ignorera arbetsflödets framsteg är som att köra med ögonbindel – det är ett recept på katastrof!

Övervaka och spåra arbetsflödesframsteg

Det är viktigt att noggrant övervaka ditt SharePoint-arbetsflöde för att se till att allt fungerar som det ska. Låt inte uppgifter eller deadlines glida iväg och sakta ner processen. Prova dessa tips för att övervaka och spåra arbetsflödets framsteg:

1. Få e-postmeddelanden när uppgifter ges eller är klara.
2. Ta en titt på arbetsflödesuppgiftslistan för tilldelade uppgifter och deras status.
3. Anpassa vyer på SharePoint för att hålla reda på uppgifter med filter.
4. Konstruera en instrumentbräda med nyckeltal, såsom slutförandegrad, försenad rate, etc.
5. Exportera data från SharePoint-listor till CSV för vidare analys.

Kolla dessutom in arbetsflödeshistoriken för att förstå hur varje drag påverkar processen. Med realtidsövervakning kan du snabbt upptäcka problem eller vägspärrar. Ha dessa tips i åtanke när du startar ett nytt arbetsflöde på SharePoint.

Det har rapporterats att Microsoft SharePoint används av en majoritet av företag i Amerika . Arbetsflödesproblem kan vara ett hinder – men du kan övervinna dem med korrekt hantering!

Hantera undantag och fel i arbetsflöden

När undantag och fel i arbetsflöden uppstår är snabba och strategiska metoder avgörande för processeffektiviteten. Här är en 6-stegsguide för att hantera dem :

1. Undersök arbetsflödesstatusrapporter för att identifiera källan till problemet.
2. Pausa arbetsflödet om nödvändiga ändringar behöver göras.
3. Redigera arbetsflödet för att åtgärda eventuella problem.
4. Starta om det ändrade arbetsflödet för att se om det fungerar smidigt.
5. Kontrollera de nyligen genererade loggarna om det fortfarande finns några problem.
6. Sök hjälp från IT-supportteamet om inget annat fungerar, eller överväg att återgå till en tidigare version av arbetsflödet.

Även få undantag eller fel kan ackumuleras med tiden och orsaka förseningar. Så, detaljerad förståelse av varje fråga är nyckeln till att minska dem.

Microsoft-team stötte på problem i sina arbetsflöden för några år sedan. De identifierade ur funktion trådar över tid som källan. De använde tekniker som liknade ovanstående och löste problemet. Genom att förstå dessa problem och vidta snabba åtgärder kan vi spara tid och säkerställa bättre noggrannhet.

Är du redo att anpassa SharePoint-arbetsflöden? Ta på dig din power suit och sätt igång!

Anpassa arbetsflöden i SharePoint

För att enkelt anpassa arbetsflöden i SharePoint är lösningarna för dig med hjälp av visuell designer, utökade arbetsflöden med SharePoint-designer och att integrera arbetsflöden med tredjepartsapplikationer. Dessa underavsnitt hjälper dig med dina arbetsflödesanpassningar, vilket ger dig möjlighet att utöka arbetsflöden och koppla ihop dem med andra applikationer för bättre effektivitet utan krångel.

Använder Visual Designer för arbetsflödesanpassningar

Visual Designer i SharePoint låter dig anpassa arbetsflöden för att automatisera affärsprocesser. Det ger dra och släpp funktioner för att lägga till åtgärder, villkor och loopar. Du kan anpassa standardarbetsflöden eller skapa dina helt egna.

Anpassning gör det möjligt för företag att möta sina unika behov. Du kan skapa ett anpassat uppgiftsformulär med InfoPath eller HTML-formulär , vilket ger mer kontroll över användarinmatning. Plus, e-postmeddelanden kan ställas in för slutförande av processen.

Microsoft tillåter också integration av tredjepartstjänster som Dropbox eller CRM-system som Salesforce genom anpassade åtgärder. SharePoint REST API ger möjlighet att designa anpassade åtgärder för att få data från externa källor.

Proffstips: Att anpassa arbetsflöden är nyckeln till att möta dina affärsbehov och förbättra produktiviteten genom att automatisera repetitiva uppgifter. Se till att testa dina arbetsflöden under utvecklingsstadierna, för att undvika eventuella fel i produktionsmiljön.

Ta på dig capen och lås upp superkraften SharePoint Designer ‚Äì det är ditt val för att ta arbetsflöden till nästa nivå.

Utöka arbetsflöden med SharePoint Designer

Anpassa arbetsflöden i SharePoint? Lätt gjort med SharePoint Designer ! Det här verktyget utökar förbyggda arbetsflöden och låter dig skapa anpassade processer som passar ditt företag. För att ändra befintliga arbetsflöden öppnar du bara programmet och väljer det du vill ändra. Använd de visuella dra-och-släpp-verktygen eller kodvyn för att lägga till och ta bort steg. Lägg också till åtgärder som e-postmeddelanden eller uppgifter, och villkor som kräver användarinmatning eller vissa resultat.

Plus, med SharePoint Designer kan du skapa anpassade arbetsflöden från grunden. Den innehåller mallar för vanliga biz-processer som dokumentgodkännande eller kostnadsrapporter. Anpassa dessa mallar för att passa dina affärsbehov och de genererar automatiskt e-postmeddelanden och uppgiftstilldelningar från användarinmatningar.

Proffstips: För extra tips och stöd för att anpassa arbetsflöden, kolla in onlinehandledningar och gemenskaper dedikerade till SharePoint Designer. Vem behöver vänner när du bara kan integrera dina arbetsflöden med tredjepartsapplikationer?!

Integrering av arbetsflöden med applikationer från tredje part

Förutom standardkontakterna finns det appar som ger gratis eller betald 'arbetsflöden' för att utöka och automatisera processen. Till exempel, DocuSigns kontakt kan användas för att automatiskt dirigera kontrakt för signatur mellan olika personer, med hjälp av SharePoints bibliotek och listor.

Väljer en tredjepartsapp för integration? Saker att tänka på: skalbarhet, kostnadseffektivitet och användarvänlighet. Föredrar en med ett aktivt ekosystem och regelbundna uppdateringar .

hur man skapar en distributionslista

Designa och hantera arbetsflöden? Det är som vallar katter . Förutom att katterna faktiskt är arbetskamrater med olika åsikter.

Bästa praxis för arbetsflödesdesign och -hantering

För att säkerställa flexibiliteten och skalbarheten, implementera säkerhet och behörigheter och upprätthålla arbetsflödesprestanda och optimering samtidigt som du skapar ett arbetsflöde i SharePoint. Det här är några viktiga överväganden du måste tänka på när du utformar och hanterar arbetsflöden. I det här avsnittet kommer vi att diskutera bästa praxis för design och hantering av arbetsflöden och kortfattat utforska fördelarna med var och en av dessa underavsnitt.

Säkerställer flexibilitet och skalbarhet

Flexibilitet och skalbarhet är nyckeln i arbetsflödesdesign och hantering. System måste kunna anpassa sig till förändringar i arbetsbelastning, processer och teknik. Modulära arbetsflöden dela upp komplexa uppgifter i mindre komponenter för att göra dem lättare att lägga till, ta bort eller ändra. Automatisering är också viktigt för skalbarhet. Molnbaserade lösningar kan tillhandahålla on-demand datorresurser. För att optimera effektiviteten, granska och övervaka prestandamått. Över 40 % av företagen kommer att ha antagit RPA-mjukvara 2023 – vilket betonar behovet av automatisering i arbetsflödesdesign. Kom ihåg - bästa säkerhetssystemet är så komplicerat att du inte kommer ihåg ditt lösenord!

Implementering av säkerhet och behörigheter

Säkerhet och behörigheter är nyckeln för en bra design och drift av arbetsflöden. För att skydda information är det viktigt att ställa in säkerhetsåtgärder som skyddar känslig data och stoppar obehörig åtkomst. Här är 6 steg för att hjälpa dig att implementera säkerhet och behörigheter korrekt:

1. Plats för känsliga uppgifter : Börja med att hitta all information som behöver skydd. Detta kan inkludera finansiell information eller kunddata.
2. Ta reda på åtkomstnivåer : Bestäm vilka användargrupper som behöver full kontroll över vissa typer av data, och vilka grupper som endast kräver begränsad åtkomst.
3. Göra behörigheter baserade på roller : Tilldela roller till varje användargrupp och bestäm vad de kan göra inom arbetsflödessystemet.
4. Implementera lösenordspolicyer : Se till att alla användare har säkra lösenord som uppfyller kraven, till exempel alfanumeriska strängar eller specialtecken.
5. Skapa regler för att dela filer : Skapa tydliga riktlinjer för att dela filer inom din organisation. Bestäm vem som kan dela ett dokument och hur du begränsar fildelning baserat på region, tidszon etc.
6. Använda aktivitetsloggar : Håll reda på alla arbetsflödesåtgärder som utförs av användare genom loggar eller granskningar, så att du kan granska aktiviteter om något verkar fel eller om något dåligt händer.

Det är också viktigt att ge teammedlemmar utbildning om de bästa säkerhetsprotokollen. Lär dem hur man upptäcker potentiella problem som nätfiske-e-post, skadliga nedladdningar, regelbundet byte av lösenord etc.

Slutligen – godkännandeprocesser måste vara väldefinierade. Det är viktigt att ha strikta ledarskapsriktlinjer på plats eftersom godkännanden går upp i kedjan – detta hindrar någon med dåliga avsikter från att bryta protokollet på grund av kryphål.

Genom att följa dessa steg kan företag skydda sina känsliga uppgifter och öka ansvarsskyldigheten. Inte ens den bästa arbetsflödesdesignen kan kompensera för en chef som tror att 'mikrohantering' är en synonym för 'effektivt ledarskap'.

Upprätthålla arbetsflödesprestanda och optimering.

För att behålla prestanda och optimering bör analyser och förbättringar av processer göras regelbundet . Definiera och övervaka Key Performance Indicators (KPI:er) för att hitta eventuella flaskhalsar. Automationsverktyg och standardiseringsprocedurer kan också hjälpa.

Kommunikation och samarbete mellan teammedlemmar är viktigt . Utbildningssessioner måste göras så att människor känner till sina roller och eventuella nya förändringar i arbetsflödet. Feedback från kunder eller klienter bör inkluderas i arbetsflödesoptimering. Det hjälper till att skräddarsy arbetsflöden för att bättre betjäna dem.

McKinsey & Company's studie visar att optimering av arbetsflöden kan ge produktiviteten upp med 30 % .

Vanliga frågor

F: Vad är ett arbetsflöde i SharePoint?

S: Ett arbetsflöde i SharePoint är en serie automatiserade steg som hjälper till att effektivisera affärsprocesser och uppgifter. Det involverar vanligtvis förflyttning av dokument, uppgifter eller objekt mellan användare eller grupper för godkännande, granskning eller redigering.

F: Hur kan jag skapa ett arbetsflöde i SharePoint?

S: För att skapa ett arbetsflöde i SharePoint måste du först identifiera den affärsprocess eller uppgift du vill automatisera. Använd sedan SharePoint Designer eller Microsoft Power Automate för att skapa ett anpassat arbetsflöde som uppfyller dina behov.

F: Vad är SharePoint Designer?

S: SharePoint Designer är ett kostnadsfritt verktyg från Microsoft som låter dig anpassa och skapa arbetsflöden inom SharePoint. Den erbjuder en rad åtgärder och villkor som gör att du kan bygga komplexa arbetsflöden som automatiserar dina affärsprocesser och uppgifter.

F: Vad är Microsoft Power Automate?

S: Microsoft Power Automate är ett molnbaserat verktyg som gör att du kan skapa automatiserade arbetsflöden mellan SharePoint och andra applikationer. Den erbjuder en rad mallar och kopplingar som förenklar processen att skapa anpassade arbetsflöden.

F: Hur kan jag testa och felsöka mitt SharePoint-arbetsflöde?

S: SharePoint Designer och Microsoft Power Automate erbjuder båda test- och felsökningsverktyg som låter dig köra och felsöka dina arbetsflöden. Du kan också använda SharePoints inbyggda loggningsfunktion för att spåra statusen för dina arbetsflöden och identifiera eventuella problem.

F: Finns det några bästa metoder för att skapa ett SharePoint-arbetsflöde?

S: Ja, det finns flera bästa praxis att följa när du skapar ett SharePoint-arbetsflöde, inklusive att definiera tydliga mål, använda beskrivande namn för dina arbetsflödesåtgärder, inkludera felhantering och eskaleringsvägar, testa och förfina ditt arbetsflöde och se till att alla intressenter är utbildade om dess användning och fördelar.