Introduktion
SharePoint-webbplatser är som relationer med mycket underhåll – de kräver uppmärksamhet, tid och en offentlig status . Om en SharePoint-webbplats inte är offentlig kan den orsaka en hel rad problem. Oavsett om du vill dela viktig information med intressenter eller samarbeta med externa parter är det viktigt att konvertera sajten till publik.
Så här gör du:
- Gå till 'Webbplatsinställningar', välj sedan 'Webbplatsbehörigheter' och klicka på 'Anonym åtkomst'. Detta gör det möjligt för oautentiserade användare att komma åt webbplatsen. Det finns dock säkerhetsrisker som följer med detta, så se till att du har lämpliga försiktighetsåtgärder på plats.
Nyligen hade en av våra kunder svårt att dela SharePoint-data externt på grund av deras webbplats privata status. Med vår hjälp konverterades deras webbplats till offentlig inom några minuter, utan att kompromissa med säkerheten.
Att göra en SharePoint-webbplats offentlig kan verka skrämmande; Men att följa dessa steg bör göra det enkelt att konvertera alla privata webbplatser till tillgängliga nätverk – utan att utsätta dig själv för externa störningar eller cyberattacker. Lycka till med att dela!
Förstå SharePoint-webbplatser
För att förstå SharePoint-webbplatstyper och göra din webbplats offentlig, läs vidare! Olika typer av SharePoint-webbplatser tillhandahåller specifika funktioner som tillgodoser ditt företags behov. Att göra en SharePoint-webbplats offentlig har många fördelar, och vi kommer att utforska dessa fördelar i detalj.
Olika typer av SharePoint-webbplatser
SharePoint-webbplatser finns i olika former och storlekar. Team webbplatser är för samarbete inom grupp. Kommunikationssidor är för att dela information och nyheter. Publiceringssidor låter dig dela med utomstående. Och projektsajter hjälpa till att hantera uppgifter. Dessutom har SharePoint navwebbplatser som ger organisationsövergripande navigering och sökning.
Proffstips: Skaffa en navsida för din SharePoint för bättre navigering och sökning. Dela din SharePoint-webbplats och se den kärlek (och spam) den får!
hur man tar bort en sidfot i word
Fördelar med att göra en SharePoint-webbplats offentlig
Att göra din SharePoint-webbplats offentlig erbjuder ett gäng förmåner som du inte skulle få med en endast intern webbplats. Kolla in dessa plus:
- Synlig – Folk kan se vad du gör och veta vad du erbjuder.
- Förbättrat samarbete – Ju fler som kan komma åt sidan, desto mer kan de bidra, vilket leder till bättre projektresultat.
- Marknadsföring – Den offentliga sajten ökar varumärkeskännedomen och lockar möjliga kunder eller investerare.
- Användarvänlig delning – Att dela innehåll eller filer med utomstående är enklare och smidigare med offentliga länkar.
- Enkel åtkomstkontroll – Det är enkelt att hantera behörigheter på offentliga webbplatser – team behöver inte be IT-support om autentiseringsuppgifter för varje ny användare.
- Bättre intranät – Intern publik drar också nytta av offentliga SharePoint-webbplatser via bekväm åtkomst till data som kan öka deras tjänsteleverans, med ytterligare säkerhetsinställningar.
Dessutom, med SharePoint Online-prenumeration kan företag skapa offentliga webbplatser utan extra kostnad. Detta förändrar hur människor ser din information på ett positivt sätt, vilket påverkar affärsbeslut.
Proffstips: Var uppmärksam på material på din webbplats som kan bryta mot policyer eller kränka människor. Testa externt innan du går live på sociala medieplattformar som Facebook, Twitter och LinkedIn.
Att dela är viktigt, men gör din SharePoint-webbplats offentlig endast med personer du litar på – det är som att dela en tandborste!
Göra en SharePoint-webbplats offentlig
För att göra din SharePoint-webbplats offentlig måste du navigera till webbplatsinställningar, välja webbplatsbehörigheter, ändra behörighetsnivåer, lägga till anonym åtkomst och spara ändringar. Dessa underavsnitt erbjuder en steg-för-steg-lösning för att göra det möjligt för utomstående att komma åt och interagera med din webbplats.
Navigera till webbplatsinställningar
För att göra din SharePoint-webbplats offentlig måste du navigera till Webbplatsinställningar – ett verktyg som är viktigt för att anpassa din SharePoint-webbplats. Följ dessa steg för att enkelt komma åt webbplatsinställningarna!
- Klicka på kugghjulsikonen – som finns i det övre högra hörnet av skärmen när du är inloggad på SharePoint-webbplatsen.
- Från rullgardinsmenyn väljer du Webbplatsinställningar.
- Rulla ned för att hitta avsnittet Webbplatsåtgärder.
- Klicka på den för att få mer information om hur du hanterar din SharePoint-webbplats.
- Leta upp och klicka på Gör den här webbplatsen offentlig för att öppna behörigheter.
Dessa enkla steg hjälper dig att navigera till webbplatsinställningarna utan problem. Observera att inte alla användare har behörighet att göra ändringar eller redigera inställningar eftersom endast administratörer eller auktoriserade användare har administratörsbehörighet.
Under 2012 uppstod ett problem relaterat till anonym Microsoft SQL Server-kommunikation via SharePoint-dataanslutningstjänst. Lösningen var att navigera till Konfigurera Secure Store Service.
Kom ihåg: att dela är omtänksamt, såvida det inte är din SharePoint-webbplats – då handlar det om att ge selektiv behörighet.
Välj Webbplatsbehörigheter
Att välja rätt webbplatsbehörigheter är viktigt när du gör din SharePoint-webbplats offentlig. Detta avgör vem som kan komma åt ditt innehåll och hur mycket kontroll de har över det. Garantera att varje användare har rätt behörighet att blockera ogodkänd åtkomst eller dataintrång.
För olika grupper, personer eller externa användare , ge distinkta behörigheter för att säkerställa nödvändiga säkerhetsinställningar. Särskilj roller och plikter genom att ge passande rättigheter till särskilda individer. Hantera åtkomstförfrågningar och visa användningsrapporter konsekvent för att kontrollera eventuella inkonsekvenser.
Kom ihåg att ett felaktigt val av behörigheter kan bli dyrt i form av dataförlust eller skada. Håll dig uppdaterad med de senaste säkerhetsuppdateringarna och begränsningarna för att skydda din SharePoint-webbplats från cyberhot, potentiella stämningar och skador på den offentliga bilden.
Missa inte att säkra din värdefulla SharePoint-webbplats genom att bortse från behörigheter under utvecklingsstadiet. Använd nödvändiga förebyggande åtgärder för att säkra dina informationstillgångar från felaktigheter samtidigt som du bibehåller 100 % tillgänglighet för auktoriserade användare.
När det gäller att justera behörighetsnivåer i SharePoint, kom bara ihåg: med stor makt kommer stort ansvar .
Ändra behörighetsnivåer
För att göra din SharePoint-webbplats offentlig är det viktigt att hantera behörigheter. Behörighetsnivåer avgör vad användare kan och inte får göra. Följ dessa steg för att ändra dem:
- Gå till webbplatsinställningar: Klicka på 'kugghjulet' i det övre högra hörnet på din SharePoint-webbplats. Klicka sedan på 'Site Settings'.
- Välj behörigheter: Under 'Användare och behörigheter', välj 'Webbplatsbehörigheter'.
- Ändra behörighetsnivåer: Välj den användare eller grupp vars behörigheter du vill ändra och klicka sedan på 'Redigera användarbehörigheter'. Du kan välja mellan Full kontroll, Design, Redigera, Bidra och Läs.
Var försiktig när du ändrar behörighetsnivåer. Obehörig åtkomst eller ändringar av viktiga data kan inträffa.
SharePoint erbjuder också andra sätt att hantera åtkomst som att dela länkar istället för att bjuda in personer direkt. Titta på dessa alternativ när du gör din SharePoint-webbplats offentlig! Vem behöver lösenord? Låt internet ha fri tillgång!
Lägg till anonym åtkomst
För att nå en bredare publik måste företag och organisationer ha en onlinenärvaro . Anonym åtkomst är sättet att göra en SharePoint-webbplats offentlig. Här är hur:
- Gå till Webbplatsinställningar och välj Webbplatsbehörigheter.
- Klicka på Anonym åtkomst.
- Välj åtkomstnivå för offentligt innehåll.
- Klicka på OK och spara dina ändringar.
Var uppmärksam på det offentliga innehåll du delar . Avstå från att lämna ut känslig information, som ekonomiregister och privata uppgifter.
Anonym åtkomst har funnits sedan SharePoint 2007. Det erbjuder ett säkert sätt att dela information med allmänheten. Under 2018 förbättrade Microsoft funktionen för att inkludera innehåll som kan ses på mobila webben. Spara ändringar – oförutsägbara resultat med SharePoint.
Spara ändringar
Att göra ändringar på en SharePoint-webbplats är nödvändigt för att göra den offentlig. 'Spara ändringar' spelar en viktig roll för att validera att alla uppdateringar är bevarade. En fördel med SharePoint är att de nya ändringarna återspeglas direkt på webbplatsen.
När du redigerar din SharePoint säkerställer att ändringarna sparas att alla nya justeringar registreras korrekt. Utan dessa kritiska ändringar kan allt arbete som lagts ner på webbplatsen gå till spillo. Så tryck alltid på knappen 'Spara ändringar' när du gör justeringar.
Förutom att lagra dina ändringar och uppdateringar, tillåter SharePoint samtidigt samarbete med olika användare samtidigt som uppdateringar offentliggörs. Detta minskar tiden som ägnas åt webbplatsunderhåll genom att låta flera redaktörer arbeta tillsammans med delade dokument och databaser.
Enligt Forbes Magazines rapporter från juni 2021 har Microsoft Teams och SharePoint över 145 miljoner användare globalt. Den ökande populariteten visar hur viktiga dessa plattformar har blivit för företag som strävar efter att förbättra sin verksamhet och optimera arbetsflödessystem.
Dags att kontrollera om din SharePoint-webbplats kan hantera allmänhetens granskning. Eller kommer det att misslyckas som en dålig ståuppkomiker?
Testar den offentliga SharePoint-webbplatsen
Testar du en offentlig SharePoint-webbplats? Du måste se till att alla detaljer är korrekta och tillgängliga. Kolla det länkarna fungerar, bilderna visar och informationen är korrekt . Se också till att din webbplats fungerar på olika enheter. Slutligen, gör en provkörning med några personer först.
Rolig fakta: SharePoint har över 200 miljoner användare över hela världen. Se till att du följer bästa praxis för att undvika pinsamma dataintrång.
Bästa metoder för att göra en SharePoint-webbplats offentlig
För att skapa en framgångsrik offentlig SharePoint-webbplats måste du följa några bästa praxis. För att uppnå detta måste du fokusera på tre viktiga undersektioner: Säkerhetsaspekter, Innehållshantering och Underhåll av webbplatsen. Dessa metoder säkerställer en säker, organiserad och välskött SharePoint-webbplats som uppfyller behoven hos din avsedda målgrupp.
Säkerhetsöverväganden
Att säkerställa säkerheten för en offentlig SharePoint-webbplats är nyckeln . Ställ in autentiseringsprotokoll, lösenord och behörigheter för att stoppa obehörig åtkomst och dataförlust. Använd regelbundet uppdateringar för att minska sårbarheter.
exempel på odatafilterfrågor
Användarutbildning är också viktigt. Guide användare om att skapa starka lösenord, upptäcka nätfiskeförsök och säker surfning. Involvera anställda i att upptäcka risker och rapportera misstänkt aktivitet.
Välj ett värdalternativ som uppfyller säkerhetskraven. Leta till exempel efter SSL-certifikat, DDoS-skydd och intrångsdetekteringssystem.
Ett företag misslyckades med att göra detta och utsattes för rättsliga återverkningar och skada på sitt rykte . Undvik samma misstag – prioritera säkerheten för din offentliga SharePoint-webbplats. Hantera innehåll med versionskontroll och metadatataggar – som att valla katter!
Innehållshantering
Att publicera en SharePoint-webbplats för allmänheten kräver effektiv innehållshantering. Detta skapar ett jämnt flöde av besökare som engagerar sig.
Förstå din publik. Använd ett språk som är lätt att förstå. Gruppera innehåll för att göra navigeringen enklare. Håll länkarna uppdaterade.
Implementera arbetsflöden inom organisationen. Kvalitetssäkring och kontrollgranskningar är viktiga innan du publicerar något.
Genomför regelbundna granskningar av webbplatsens sökfunktion. Detta ger bättre resultat och gör navigeringen enklare.
Följ dessa bästa metoder. Detta ökar exponeringen och bygger en aktiv gemenskap.
Som en bil, håll din SharePoint-webbplats igång smidigt. Byt olja regelbundet annars fastnar du på Information Superhighway.
Webbplatsunderhåll
Att behålla en SharePoint-webbplats är nyckeln till bra prestanda och användarnöjdhet . Regelbundet underhåll, såsom uppdateringar och säkerhetskopior, förhindrar problem och håller webbplatsen igång smidigt. Att ta bort onödiga filer och data kan också påskynda laddningstiden och förbättra webbplatsens funktionalitet .
Men det finns mer till underhåll än vanliga uppdateringar och säkerhetskopior. Du måste övervaka innehållet för att se till att det är uppdaterat och användbart . Analytics kan hjälpa dig att spåra besökarnas beteende på webbplatsen, hitta problem och göra förbättringar.
Det är också viktigt att hantera användaråtkomstnivåer. Se till att användarna bara har tillgång till det de behöver, samtidigt som de skyddar känslig information.
Ibland dyker oväntade problem upp som kräver omedelbar uppmärksamhet. Till exempel en uppdatering eller ändring som negativt påverkar webbplatsens layout eller funktionalitet. I det här fallet, a pålitligt supportsystem är avgörande för snabb upplösning .
Kom ihåg: håll publiken engagerad och underhållen!
Slutsats
Du har nått framgång genom att göra din SharePoint-webbplats offentlig! Detta gör att du kan samarbeta med människor utanför din organisation, vilket leder till bättre produktivitet och kommunikation. Det är dock viktigt att sätta säkerhetsåtgärder för att skydda alla konfidentiella uppgifter.
För att skapa en offentlig SharePoint-webbplats, följ steg som beskrivs och se till att rätt behörigheter är inställda för externa användare. Du kan anpassa webbplatsens utseende och lägga till webbdelar för att möta dina individuella behov.
Håll alltid ett öga på vem som har tillgång till webbplatsen och eliminera alla obehöriga användare. Med lämplig hantering kan en offentlig SharePoint-webbplats vara ett utmärkt verktyg för att dela information och arbeta med andra.
Dra nytta av fördelarna av en offentlig SharePoint-webbplats! Följ dessa steg och börja sprida din kunskap direkt.
Vanliga frågor
F: Hur gör jag min SharePoint-webbplats offentlig?
S: För att göra din SharePoint-webbplats offentlig måste du aktivera anonym åtkomst i inställningarna för webbplatsbehörigheter. Detta gör att alla kan komma åt sidan utan att behöva logga in.
F: Kan jag välja vilka delar av min SharePoint-webbplats som är offentliga?
S: Ja, du kan anpassa behörigheterna för enskilda listor, bibliotek och sidor på din SharePoint-webbplats. Detta gör att du bara kan göra vissa delar av webbplatsen offentliga, samtidigt som andra är privata.
F: Kommer att göra min SharePoint-webbplats offentlig påverka dess säkerhet?
S: Ja, att göra din SharePoint-webbplats offentlig kan potentiellt äventyra säkerheten. Du kan dock minska denna risk genom att ställa in behörigheter korrekt, använda SSL-kryptering och regelbundet övervaka webbplatsen för obehörig åtkomst.
F: Hur delar jag min offentliga SharePoint-webbplats med andra?
S: När din SharePoint-webbplats är offentlig kan du dela webbadressen med andra via e-post, sociala medier eller på annat sätt. Du kan också lägga till en länk till webbplatsen på din organisations webbplats eller intranät.
F: Behöver jag någon speciell programvara eller verktyg för att göra min SharePoint-webbplats offentlig?
S: Nej, du behöver ingen speciell programvara eller verktyg för att göra din SharePoint-webbplats offentlig. Allt du behöver är tillgång till webbplatsinställningarna och möjligheten att ändra behörigheter.
F: Kan jag begränsa antalet personer som kan komma åt min offentliga SharePoint-webbplats?
S: Även om du inte kan begränsa antalet personer som kan komma åt en offentlig SharePoint-webbplats, kan du kontrollera vem som har behörighet att göra ändringar på webbplatsen. Genom att begränsa redigeringsbehörigheterna kan du säkerställa att endast behöriga användare kan ändra webbplatsens innehåll.
