Vad är ett arbetsflöde? En nybörjarguide till arbetsflödeshantering

Om du tittar på Googles förstasida för vad som är ett arbetsflöde, är det första resultatet bokstavligen ordboksdefinitionen.

Sekvensen av industriella, administrativa eller andra processer genom vilka ett arbete går från initiering till slutförande.

Sedan har du Kissflows definition, som inte är tydligare:

En sekvens av uppgifter som bearbetar data genom en specifik väg från initiering till slutförande.

Och så finns det, ja, den här sidan. Och hur definierar vi ett arbetsflöde?

microsoft defender smartscreen inaktivera

Ett arbetsflöde är hur du får jobbet gjort.

Nu kommer vi någonstans.

Vad är ett arbetsflöde?

Arbetsflöden är en serie steg som måste slutföras i en process.

Se det bokstavligen som att arbete flyter från ett steg till nästa, oavsett om det är genom en kollega, ett verktyg eller en annan process. Du kan köra ett helt arbetsflöde ensam (som att skriva, redigera och publicera ett blogginlägg), eller så kan det involvera flera personer (som att fakturera en kund).

Varför är arbetsflöden viktiga?

För företag kan arbetsflöden bli extremt komplicerade.

Tänk på introduktionsprocessen för din medarbetare. Flera olika avdelningar måste samordna sig för att slutföra den processen korrekt. Förutom att förlora din nya talang kan dålig introduktion också leda till allvarliga efterlevnadsproblem.

Det är på den här nivån som de måste övervakas, hanteras och optimeras korrekt för att se till att de är så effektiva som de kan vara.

Vad är skillnaden mellan arbetsflöden och processer?

Arbetsflöde och bearbeta används ofta omväxlande. Med tanke på att de ofta kommer som ett matchat set är detta förståeligt.

Bilden ovan listar de stora skillnaderna mellan arbetsflöden och processer, men huvudpoängen är:

A bearbeta är en metod som används för att prestera en sekvens av aktiviteter .

A arbetsflöde är en verktyg brukade underlätta den metoden .

Om vi ​​går tillbaka till exemplet med anställdas onboarding, är processen alla de olika stegen som måste tas som:

• Papper ifyllda
• Installation av arbetsstation
• Träning

Arbetsflödet kartlägger dessa steg i en tydlig struktur så att det är lätt att visualisera vad som behöver göras i ett diagram eller en checklista.

Bästa metoder för arbetsflöde

För att skapa ett effektivt arbetsflöde måste du svara på tre viktiga frågor:

• Vilka exakta jobb behöver göras?
• Vem ansvarar för varje jobb?
• Hur mycket tid tar varje uppgift?

Genom att svara på dessa frågor och strukturera svaren i ett diagram eller en process får du ett arbetsflöde.

Genom att mäta det arbete som behöver göras kan du hantera hur optimalt det utförs. Annars har du ingen aning om vad som händer eller var flaskhalsen i ditt teams aktivitet ligger.

Stadier av ett arbetsflöde

Att bygga ett arbetsflöde kommer ner till 5 steg:

1. Identifiera de uppgifter som behöver göras
2. Bestäm vem som är ansvarig för dessa uppgifter
3. Organisera uppgifterna i en sekvens
4. Testa arbetsflödet
5. Granska och upprepa

Det är viktigt att öva på ständiga förbättringar när det gäller att upprätthålla dina arbetsflöden. Genom att göra dessa små justeringar på vägen säkerställer du att ditt arbetsflöde bara inkluderar de mest nödvändiga och uppdaterade uppgifterna – och du behöver inte lägga tid på en större översyn längre fram.

De tre grundläggande komponenterna i ett arbetsflöde

Medan antalet uppgifter i varje arbetsflöde kan variera från 8 till 80, består varje arbetsflöde av tre grundläggande komponenter:

Utlösare:Händelsen som startar arbetsflödet. Detta kan vara en handling, ett beslut, en specifik tidpunkt eller ett svar på något.Uppgiftsserie/arbetet:Detta inkluderar alla uppgifter, personer och leveranser som är involverade i arbetsflödet.Resultat:Vad arbetsflödet producerar. Ett resultat eller resultat kan vara något påtagligt som att köpa en tjänst eller mer abstrakt som att få tillgång till viss information.

Serien av uppgifter kommer att ta upp en majoritet av arbetsflödet, men både triggern och resultaten är lika viktiga. Om du inte vet var din process ska börja och sluta kommer ditt arbetsflöde att vara ganska värdelöst.

Typer av arbetsflöden

Eftersom det alltid är bäst att göra saker i tre, finns det tre primära typer av arbetsflöde som du kommer att stöta på:

• Projektarbetsflöden
• Enkla processarbetsflöden
• Villkorligt arbetsflöde

Att analysera den exakta skillnaden mellan dessa typer kan ibland vara svårt, men som med allt måste du se till att du använder rätt verktyg för jobbet.

Projektarbetsflöden är den mest förenklade typen. De är i allmänhet engångsarbetsflöden utformade för att hålla ett projekt på rätt spår så att leveranserna kommer i tid, ansvarsskyldigheten är tydlig och ditt team inte upplever några flaskhalsar.

Du kanske kan återanvända delar av ett projektarbetsflöde. Till exempel skapar innehållsteamet flera delar av innehåll.

Var och en av dessa är ett litet projekt. Beroende på en mängd olika faktorer är de exakta stegen inte alltid desamma. Sedan den övergripande processen är , dock kan vi återanvända arbetsflödet för innehållsskapande för saker som forskning, recensioner och bildförfrågningar.

Därefter har du enkelt processarbetsflöde . Den här typen av arbetsflöde täcker alla dina förutsägbara, repeterbara uppgifter. Att skicka en faktura eller godkänna ledighet är enkla processarbetsflöden.

Oavsett vad: Ingenting förändras. Arbetsflödet följer exakt samma tider på exakt samma sätt varje gång arbetsflödet körs.

Enkel.

Slutligen finns det villkorligt processarbetsflöde . Dessa arbetsflöden använder en form av om då logik för att strukturera processen.

Det är romanen Välj ditt eget äventyr med arbetsflöden: Om du vill utforska fängelsehålan, gå till uppgift 13. Om du vill undersöka staden, hoppa till uppgift 22.

På Process Street hänvisar vi till det som villkorlig logik, som skapar förgreningsvägar inom samma arbetsflöde. Det är bra eftersom det betyder att för saker som onboarding eller hjälpbiljetter behöver du bara ett arbetsflöde för flera situationer.

Payroll Processors klientintroduktionsarbetsflöde är ett perfekt exempel på exakt vad villkorad logik kan göra:

Hur lönebehandlare använder Process Streets villkorliga logik för klientintroduktion

Arbetsflödesoptimering

Jag stötte på ett inlägg på LinkedIn för inte så länge sedan som pratade om affärsord och jargong. Dessa buzzwords delades in i två typer:

• För vagt för att beskrivas på något annat sätt (tänk dynamisk och dess kohorter)
• Så uppenbara att de inte behövde sägas (innovativa, kundcentrerade, etc.)

Optimering är lite som de där modeorden. Vi vet alla vad optimera betyder i ordboken. Vi vet alla att det är bra. Saker och ting är alltid bättre när de är optimerade.

Men vad betyder optimering i förhållande till ett arbetsflöde? Vad är ett optimerat arbetsflöde och hur får man det?

Kontinuerlig förbättring

Att bygga ett arbetsflöde är bara det första steget. Utan ordentlig uppmärksamhet kan arbetsflöden lätt fastna av ineffektivitet och överflödiga uppgifter.

Det är där ständiga förbättringar kommer in. Genom att regelbundet kontrollera dina arbetsflöden kan du se till att de förblir aktuella och passar dina behov. Du kan sedan bestämma om du behöver göra stegvisa eller genombrottsändringar i dina processer och hur dina arbetsflöden löper.

Inkrementella förändringar är i grunden vad de låter som: Små justeringar och förbättringar du gör när och när du stöter på dem.

Genombrottsförändringar är stora förändringar som vanligtvis görs av en gruppgranskning och beslutsprocess. Även om du kan komma på att du gör inkrementella ändringar ganska ofta, om du märker att du gör mestadels genombrottsändringar, måste du omvärdera ditt arbetsflöde (och möjligen även din process).

Six Sigma , DMAIC , lean och kaizen är alla riktigt användbara verktyg för att implementera kontinuerliga förbättringar.

Arbetsflödesautomatisering

Automatisering är existensen för ett arbetsflöde.

Arbetsflöden tar alla dessa vilda, intuitiva processer och skapar ordning i dem. Men det betyder inte att automatisering är inbyggd i arbetsflödet – eller ens att varje arbetsflöde behöver automatiseras.

Förvirrad ännu?.

Arbetsflödesautomatisering är att identifiera vilka delar av en process som kan göras utan mycket – eller någon – mänsklig inblandning.

Några exempel på saker du kan automatisera är:

• Skickar ett standardiserat välkomstmail
• Överföra data till ett kalkylblad
• Lägga till en händelse i din kalender
• Bearbetar en betalning

Dessa är alla repetitiva uppgifter som kanske bara tar några minuter på egen hand, men dessa minuter räcker till.

Plus, desto större är risken för mänskliga misstag. Tänk på det: Du har timmar av datainmatning framför dig. Satt bara där och skrev siffror i kolumner hela dagen med den mest spänning när Tony dök upp med munkar den morgonen.

Du börjar med goda avsikter, men vid vilken tidpunkt går du på autopilot? Vid vilken tidpunkt slår du av misstag en extra nolla och debiterar en klient 00 istället för 0? Eller tvärtom? De är båda dåliga.

Det är därför du automatiserar.

När du väl har identifierat vilka uppgifter som ska automatiseras är implementeringen ganska enkel. Med programvara som Zapier kan du ställa in integrationer för att länka en trigger i en app till ett resultat i en annan.

Du anger data en gång. Den skickas till alla platser den behöver vara. Du har fullständig noggrannhet över alla kanaler och det kostar dig bara den tid det tar att klicka på en knapp.

Fördelar med ett arbetsflöde

Arbetsflöden minskar avfallet. Bortkastad tid, bortkastad ansträngning, bortkastade resurser.

När du kartlägger dina processer kommer du att kunna identifiera var du har flaskhalsar och redundanta uppgifter. När du väl vet var de är kan du eliminera dem. Då kan du och ditt team fokusera på de nödvändiga uppgifterna.

Arbetsflöden är också bra för kommunikation, ansvarighet och transparens. Ett arbetsflöde ska göra det tydligt vem som ansvarar för vad och när en leverans ska vara klar. Du behöver inte mikromanagera ditt team. Ditt team behöver inte vara mikrohanterat. Alla är gladare.

Eftersom varje aspekt av en process dokumenteras i arbetsflödet har alla i teamet den information de behöver när de behöver den. Att minska missförstånd förbättrar produktiviteten – och gör ditt team mycket mindre frustrerade över sina uppgifter och varandra.

Utmaningar i ett arbetsflöde

Arbetsflöden behöver ständig uppmärksamhet. Du kan inte bara bygga en och förvänta dig att den ska fungera perfekt för alltid. Du måste underhålla den.

Arbetsflödesunderhåll kan vara tidskrävande och komplicerat – framförallt om du inte har praktiserat dina principer för ständiga förbättringar.

Men att inte utföra regelbundet underhåll orsakar allvarliga problem:

• Felaktiga tids-/kostnadsuppskattningar
• Felkommunikationsfel
• Hoppa över eller glömma viktiga steg
• Godkännanden tillämpas utan testning – eller inte tillämpas vid behov
• Dyra flaskhalsar

Tänk på ett arbetsflöde som en bil. Bilar är verkligen användbara och effektiva. Du kan vanligtvis få mer gjort på kortare tid genom att köra bil än att gå.

varför fungerar inte mitt tangentbord

Dessutom behöver du inte bära allt.

Men bilar behöver kollas. Vissa är små – nya däck, oljebyten, utsläppstester och så vidare. Ibland måste man investera lite mer – som en ny startmotor eller fläktrem. På egen hand är dessa saker egentligen inte en stor sak.

Om du någonsin har gått för länge utan ett oljebyte vet du exakt hur viktigt regelbundet underhåll kan vara.

Verktyg och leverantörer av arbetsflödesprogram

Om du Google-arbetsflöde (vilket du självklart gjorde) kommer du att se exakt hur många typer av arbetsflödesprogram som finns där ute. När du precis har börjat med arbetsflöden – vilket du är – är det svårt att peka ut vilken som erbjuder exakt vad du behöver för det bästa värdet.

Så här är några av våra favoritverktyg för att bygga arbetsflöden:

Luftbord är hur vi håller oss organiserade. Med Luftbord du kan ställa in personliga vyer, anpassade kanban-tavlor och automatisera allt från att skapa en post till att skicka ett e-postmeddelande.

jag ser är det perfekta verktyget för att beskriva ditt arbetsflöde. jag ser fungerar som en kollaborativ whiteboard där hela ditt team – oavsett om det är på distans eller personligen – kan arbeta tillsammans för att bygga det du behöver bygga.

Slak är det universella meddelandenavet för nästan alla lag där ute. Och varför inte? Slak integreras med i stort sett alla appar du arbetar med. Du kan hoppa in i huddles, spela in videor och dela filer med alla i ditt team – eller bara en. Och det finns GIF:er. Vem älskar inte en bra GIF?

Processgatan. Du visste att det skulle komma, eller hur? Process Street arbetsflöden är den centrala kärnan i allt vi gör. PTO-förfrågningar, onboarding, helpdesk, skapande av den här sidan... Allt gjort med hjälp av ett arbetsflöde. Och – antingen genom Zapier eller vår förstapartsautomatisering – alla dessa arbetsflöden kan kopplas till Slack, Airtable och resten av vår mjukvarusvit.

Hur ser ett arbetsflöde ut?

Detta är konturerna av en process:

Specifikt är detta konturerna av vår process för att skapa innehåll. Arbetsflödet för denna process har många, många fler steg, en mängd olika villkorade vägar och en hel del automatisering.

Men det var här det började. Åtta steg att ta sig från början av en uppgift till publicering.

Om du bad någon i innehållsteamet att beskriva denna process är jag villig att slå vad om att det inte skulle vara så kortfattat eller så specifikt. Vissa steg skulle utarbetas, vissa skulle hoppas över, och själva beskrivningen skulle förmodligen vara ganska olinjär.

Det är bara så människors hjärnor fungerar. Det är därför det är viktigt att beskriva din process innan du bygger upp arbetsflödet.

Nu blir vart och ett av dessa åtta steg en sektion i ett arbetsflöde. Sedan delar vi upp varje steg till individuella uppgifter.

Till exempel, i det första steget får Writer en uppgift, arbetsflödesuppgifterna ser ut ungefär så här:

1. Ämnet är valt (Airtable-post genererad via Slack)
2. Inställd förfallodatum (läggs till i kalendern via Process Street-arbetsflödet)
3. Publiceringsdatum satt (läggs till i kalendern via arbetsflöde)
4. Redaktör är tilldelad (Airtable-post uppdaterad via arbetsflöde)
5. Designteam tilldelas (Airtable-post genererad via Airtable)
6. Författare får uppdrag (avisering mottagits via Slack and Process Street)

Dessa sex uppgifter är var och en uppdelad i en enda åtgärd. Detta förenklar processen och säkerställer att ingenting utelämnas. Utan dessa automatiseringar skulle det vara mycket lätt att av misstag ställa in ett förfallodatum men inte publiceringsdatumet.

Om dessa datum skrivs in manuellt för alla, kan varje teammedlem sluta arbeta mot olika förfallodatum – vilket kan orsaka stora flaskhalsar längre fram.

Hur du får ut det mesta av dina arbetsflöden

Kom ihåg att ett arbetsflöde är ett verktyg. Det är ett användbart verktyg och ett mångsidigt verktyg, men det kan inte göra allt.

När du bygger ditt arbetsflöde måste du ha en tydlig förståelse för processen du arbetar med och det resultat du vill uppnå. Identifiera vilka uppgifter som kan automatiseras och vilka som behöver ett mer praktiskt tillvägagångssätt.

Viktigast av allt, fortsätt jobba på det. Ett bra arbetsflöde förändras ständigt eftersom din process – och dina behov – hela tiden kommer att förändras. Om något i ditt arbetsflöde har blivit överflödigt eller irrelevant, bli av med det. Om du lägger till ett nytt steg i processen, se till att du också lägger till det i ditt arbetsflöde.

Ett bra arbetsflöde ska göra arbetet lättare, inte mer komplicerat.