Oliver Peterson 6 juli 2022 Affärsverksamhet Kontinuerliga förbättringar utan datainsamling är som att köra längdåkning utan skyltar eller karta.
Datainsamling är avgörande för att göra förbättringar, för utan den finns det inga verkliga bevis på att det finns några problem till att börja med.
Varför gör ni förbättringar? Är det verkligen ett problem, eller är du bara förvrängd av frustration i stunden?
Ja, din frustration kan ge dig ledtrådar om vad grundproblemet är, men att lita på dina känslor enbart kommer inte att ge dig korrekta resultat i det långa loppet.
Det är där datainsamling kan hjälpa. Vår Analytics-funktion kan användas för att måla upp en objektiv, opartisk bild av det aktuella läget för en given process och hjälpa till att lyfta fram potentiella områden som kan förbättras.
Så låt oss börja med att gå igenom våra fem kontinuerliga förbättringssteg för processoptimering:
- Steg 1: Identifiera processen som ska förbättras
- Steg 2: Bedöm effektiviteten och bestämma förbättringar
- Steg 3: Implementera processförbättringar
- Steg 4: Testa och spåra den uppdaterade processen
- Steg 5: Optimera processen med automatisering
Steg 1: Identifiera processen som ska förbättras
Ingen process är perfekt, men det finns några som konsekvent kan orsaka dig problem. Det är där du bör börja.
Notera processen som oftast slösar bort dig och ditt teams tid och resurser.
Då måste du förstå den processen till fullo genom att svara på följande frågor:
- Vad är målet med processen?
- När börjar och slutar det?
- Vilka är de enskilda aktiviteterna i processen?
- Vilka avdelningar/anställda är inblandade?
- Vilken information överförs mellan stegen?
Svaren på dessa frågor bör hjälpa till att lyfta fram alla delar som utgör processen och klargöra hur man bäst kan närma sig att optimera den, med början med de specifika mål som denna process försöker nå.
Varför du ska dokumentera dina processer
Innan vi går vidare är det viktigt att fråga dig själv: Hur bra är min processdokumentation?
Du kanske vet vilka processer som behöver uppdateras, men om du inte har tydlig processdokumentation är kontinuerlig förbättring i princip omöjlig.
hur ändrar jag mitt hotmail-lösenord
Kontinuerliga förbättringar fungerar bara om du kan titta på hur något fungerade tidigare och jämföra det med de ändringar du har gjort. Att ha tydligt skriven, tillgänglig processdokumentation är det bästa sättet att underlätta ständiga förbättringar.
Steg 2: Bedöm effektiviteten och bestämma förbättringar
Nu när du har lagt upp din process är det dags att bedöma dess effektivitet och avgöra vilka förbättringar som skulle vara mest optimala.
Börja med att registrera processens styrkor och svagheter. Detta hjälper dig att förstå vad som fungerar och vad som inte fungerar, och var förbättringar kan göras.
Du kanske upptäcker att vissa av uppgifterna inte ens är nödvändiga alls för att nå det slutliga målet. Om du stöter på detta, överväg att konsolidera några av dessa uppgifter, eller till och med bli av med dem. Det är alltid bättre att ha en process som är kortfattad och rakt på sak snarare än en process som kan vara alltför komplicerad eller förvirrad i vad den försöker uppnå.
Steg 3: Implementera processförbättringar
Om du har din process väldokumenterad, eller ännu bättre, du använder en processhanteringsprogramvara, bör den här uppgiften vara lika enkel som att gå igenom din process steg för steg och göra ändringar allt eftersom.
En bästa praxis för ständiga förbättringar är att upprepa nya versioner av en process när du gör ändringar. Detta hjälper till att förhindra att saker går sönder och gör det lättare att spåra och jämföra data mellan olika versioner av en process, så att du exakt kan avgöra om ändringar verkligen är förbättringar eller inte.
Ett annat tips är att föra en enkel logg över alla ändringar du gör över varje iteration, så att det är lättare att dela kunskap och se till att alla förstår vilka ändringar som gjordes, av vem och när.
Steg 4: Testa och spåra den uppdaterade processen
Testning är viktigt, framför allt för att se till att du inte har brutit något. Gå igenom processen, helst i så nära verkliga förhållanden som möjligt, och se till att allt fungerar som förväntat.
Tänk på det slutliga målet med processen – uppnås detta fortfarande?
När du har konstaterat att processförbättringarna är funktionella kan du börja samla in data för att bedöma framgången för eventuella ändringar.
Använder Process Street Analytics
Att kunna se prestandan för dina processer, ditt team eller kunder är avgörande för att förstå huruvida de ändringar du har gjort faktiskt är mer effektiva.
Information som aktivitetsförlopp och aktiva/slutförda arbetsflödeskörningar kan hjälpa dig att lokalisera flaskhalsar och få en känsla för hur ditt team reagerar på förändringarna.
Klicka här för att lära dig mer om Process Streets Analytics-funktion.
Steg 5: Optimera processen med automatisering
Vid det här laget är du i princip klar. Du har identifierat och implementerat förbättringar, och du bör kunna spåra dessa förändringar över tid för att bedöma framgång.
Men om du vill gå den extra milen och få ut det mesta av din programvara för arbetsflödeshantering är det dags att överväga vilka uppgifter (om några) som kan automatiseras.
Först och främst – bara för att få det ur vägen – om du använder papper kommer du nästan säkert att se effektivitetsvinster om du går över till digital processhantering.
hur man stänger mcafee pop up
För er andra, om ni överför data mellan appar (till exempel lägger till Dropbox-filer manuellt till Google Drive), bör ni se om ni kan eliminera manuella uppgifter med en av våra inbyggda automatiseringar.
Det är också värt att kolla in Zapier, Power Automate och Make.com eftersom det finns massor av automatiseringar tillgängliga där.
Vad tyckte du om våra 5 ständiga förbättringssteg? Har du några tips vi kan ha utelämnat? Låt oss veta i kommentarerna nedan!
