När jag först började arbeta i företagsvärlden fanns det en term som jag märkte att den kastades runt mycket: BizOps .
Vad i helvete är BizOps?? Och varför finns det en hel avdelning för det? Vad gör de??
Det var ett mysterium att jag så småningom var tvungen att lyfta blicken för att inte framstå som lika okunnig som jag var för mina kollegor.
För er där ute som går igenom samma kamp är BizOps en förkortning för affärsverksamhet, och de är otroligt viktiga för ett företag.
Låt mig leda dig igenom det.
Vad är affärsverksamhet?
Affärsverksamheten har en ganska bred räckvidd. I grund och botten involverar det varje del av ett företag som håller det igång och gör vinst.
Det är de dagliga uppgifterna som gör att allt fungerar smidigt. Det finns ingen enhetlig strategi för affärsverksamhet eftersom alla företag är olika.
Det kommer att se helt annorlunda ut mellan a finansbolag och ett tillverkningsföretag, till exempel. Det kommer till och med att se olika ut mellan återförsäljare om de är tegel och murbruk eller online.
Men oroa dig inte. Grunderna för affärsverksamhet är universella, så låt oss prata om dem.
Delar av affärsverksamheten
Det finns fyra delar som utgör affärsverksamheten som inte förändras från bransch till bransch. Det är de helt enkelt anpassade på sina egna unika sätt .
Plats
Alla nya företag måste välja en plats där de ska verka. Oavsett om det är avlägset, ett höghus i centrum eller en tillverkningsanläggning på landsbygden, förblir vikten av beslutet densamma.
Och det beslutet, tro det eller ej, är en del av affärsverksamheten. Det påverkar allt från:
investera med etrade
- Poolen av tillgängliga kunder
- Fysisk förvaring
- Företagslayout
- Personalparkering
Det är i grunden den mest grundläggande byggstenen i din affärsverksamhet.
Hur förväntar du dig att verksamheten ska fungera smidigt om du har hundratals anställda som söker efter parkering varje dag? Eller inte tillräckligt med utrymme för att lagra dokument och produkter?
Det gör de helt enkelt inte.
Teknologi
Teknik är en stor del av affärsverksamheten. Och det inkluderar allt från fabriksutrustning till programvara för lagerspårning. Bokstavligen all teknik du använder för att driva ditt företag är en del av affärsverksamheten.
Det är viktigt att förstå vilken teknik som är viktig för att effektivisera verksamheten och hålla sig uppdaterad om alla tekniska framsteg. På så sätt kan du alltid förbli konkurrenskraftig.
Anställda
Du är ingenting utan dina anställda. Hörnstenen i alla företag är att ta reda på vilka anställda du behöver, hur många och om de ska vara heltid, deltid eller kontrakterade.
Nyckeln till bra affärsverksamhet är att bygga en välbalanserad pool av talang. Du måste hitta den söta punkten att ha tillräckligt med anställda för att verksamheten ska fungera smidigt utan att överanställa eller överarbeta dem.
Det är inte lätt, men det kan verkligen förändra spelet för företag.
Processer
Sist men inte minst, processer. Med tanke på att företaget jag jobbar för heter Process Street, är det säkert att säga att den här är en favorit.
Dina processer är de återkommande uppgifterna som håller företag flytande. Det här är saker som:
- Onboarding av anställda
- Fakturering
- Marknadsundersökning
- Rekrytering
- Lämna in kundklagomål
- Att tillverka en produkt
Du fattar bilden. Dessa mindre, vardagliga processer är avgörande för att driva ett framgångsrikt företag, men bara om de görs väl.
Man skulle kunna hävda att detta är den viktigaste aspekten av affärsverksamhet eftersom det är det som håller saker och ting i rörelse. Om du har kämpat för att förbättra din affärsverksamhet är det klokt att börja med att undersöka dina processer för att hitta ineffektivitet.
Exempel på affärsverksamhet
Inslagen i affärsverksamheten är bra och allt, men hur ser det egentligen ut i praktiken? Här är några exempel:
Personalavdelning
HR är ansvarig för all verksamhet som rör den anställdes livscykel, inklusive:
- Rekrytering
- Onboarding
- Prestationsstyrning
- Offboarding
Och allt däremellan.
Om HR-teamet inte kan optimera dessa verksamheter kan det få stora konsekvenser för ett företags talangpool. Bra onboarding har potential att öka medarbetarnas retention med så mycket som 82%. Det är stort!
För att optimera HR-verksamheten kan dagliga uppgifter inkludera saker som att leta efter sätt att förbättra medarbetarnas tillfredsställelse och skapa nya onboardingprocesser. Även om de är olika är de båda viktiga för affärsverksamheten.
Marknadsföring
Du kan inte sälja något utan marknadsföring, eller hur? Alla återkommande processer som ditt marknadsföringsteam har för att få ut ordet om din produkt eller tjänst faller under paraplyet för affärsverksamhet.
Men jag pratar inte bara om de flashiga kampanjerna de gör eller SEO-vänliga inlägg de skriver. Jag pratar också om backend-delarna av marknadsföring. För en väletablerad process för att godkänna marknadsföringsmaterial är lika viktig som själva materialen. Verksamheten löper smidigare när det finns godkännanden och därmed ansvar.
Marknadsförare är också ansvariga för att samla in väl undersökt marknadsinformation, en daglig uppgift som kan göra en enorm skillnad för ett företags vinst. Så om det inte görs bra kan det kosta mer än det är värt.
Försäljning
Affärsverksamhet inom försäljning handlar om att se till att säljteamet har maximal tid på dagen för att försöka göra en försäljning.
Om säljare måste lägga för mycket tid på att logga information eller komma på säljstrategier, så är det ett exempel på dålig affärsverksamhet.
Men att se till att alla processer som pågår bakom kulisserna av säljmöten och kalla samtal löper smidigt innebär att dina representanter kan spendera så mycket tid som möjligt med en kund för att bygga relationer och låsa in en försäljning. Det i sin tur ökar vinsten och är ett exempel på bra affärsverksamhet.
För att uppnå det kanske du vill överväga saker som automatiserade arbetsflöden för att spara tid för ditt säljteam. Det hänger ihop med att använda teknik för att förbättra din affärsverksamhet.
Finansiera
Detta omfattar allt som har med ett företags ekonomi att göra, tillsammans med ekonomiskt beslutsfattande.
Detta är förmodligen den mest känsliga av dem alla eftersom en blunder kan förstöra ett företag för alltid. För dessa affärsverksamheter handlar det inte om att fungera effektivt, det handlar om att fungera korrekt.
Som sådan inkluderar deras dagliga uppgifter saker som:
- Skapa investeringsstrategier
- Hantera transaktioner
- Gör löneräkning
- Göra ekonomiska rapporter
- Revision
Precis som marknadsföring bör alla processer som anges ovan komma med en delprocess som godkänner var och en av dem för att undvika fel. Utan det är det bara en tidsfråga innan någon gör ett misstag som kostar ett företag mycket tid och pengar.
Produkt
Av våra fem exempel är detta det bredaste eftersom det täcker allt från tillverkningen av en verklig produkt till produktteamet.
Målet med verksamheten när det gäller produkt är att se till att produktteamet har all information de behöver (budget, rapportering, etc.) för att komma med förbättringar av produkten baserat på kundfeedback. I sin tur lägger produktteamet ut dessa ändringar till teamet som ansvarar för att tillverka produkten.
För att uppnå detta bör återkommande processer etableras för att säkerställa att produktteamet alltid får ny information från andra team när den uppstår. Utan det på plats kan produktteamet inte göra sitt jobb ordentligt. Och om så är fallet kan produkten inte förbättras, vilket kan skada försäljningen.
Bästa praxis för affärsverksamhet
Om det inte är klart vid det här laget, är alla affärsverksamheter sammanlänkade. Om en avdelning misslyckas i sin verksamhet kan det få en dominoeffekt på andra avdelningar. Det är därför du måste anta bästa praxis för affärsverksamhet över hela linjen så att din organisation kan fungera som en väloljad maskin.
Effektivisera processer
Operationer är ingenting utan processer. Processer är byggstenarna som utgör en bra verksamhet. Om du effektiviserar dina processer effektiviserar du automatiskt din verksamhet.
Det finns flera saker du kan göra för att få detta att hända.
- Leta efter ineffektivitet i nuvarande processer
- Analysera resultat
- Automatisera återkommande uppgifter
- Få feedback från anställda
- Gör justeringar
Att automatisera återkommande uppgifter är en stor sak eftersom det räddar ditt team från att utföra jobbigt arbete som tar mycket tid. Tid de skulle kunna lägga på mer värdefulla uppgifter.
Att använda programvara för affärsprocesser är ett utmärkt sätt att automatisera dessa uppgifter och minska den totala ineffektiviteten i processer. Även om de flesta kostar pengar, är det en värdig investering eftersom det i slutändan sparar dig mer pengar än du spenderar genom att förbättra din övergripande verksamhet.
Mät prestanda
Kom upp med realistiska och mätbara mål för ditt företag. Genom att göra detta kan du lättare analysera prestanda. Det låter dig också peka ut de specifika områden som behöver förbättras. Vilka avdelningar bromsar verksamheten och varför?
Dessa mål bör vara specifika. Om ditt mål är att göra mer vinst under nästa kvartal, kommer du inte att kunna mäta mycket från det. Men om ditt mål är att öka vinsten med 10%, då kan du dela den siffran med dina anställda och de vet vad de ska arbeta mot.
Om du inte når det målet kan du gå till varje avdelning och prata med dem om deras verksamhet för att ta reda på problemet.
Titta på trender
Något av det värsta du kan göra är att bli stillastående i din verksamhet. Hela om-det-inte-bröt-fixa-inte-attityden. Kanske gäller det vissa situationer, men inte affärsverksamheten.
Trender kan inkludera förändringar i marknad och industri, ny teknik, nya lagar och förändringar i ekonomin. För att förbli konkurrenskraftig måste du hålla koll på dem och vara öppen för att göra förändringar.
Vi kallar det politiken för ständiga förbättringar. Nöj dig aldrig och tro att det du gör är tillräckligt bra. Det finns alltid förbättringar som kan göras. Titta på nya trender och lyssna på feedback från dina kunder och anställda för att se till att du inte blir nästa K-Mart .
Använd data för att fatta beslut
Slutligen måste du lita på data och använda den för att fatta beslut. Så mycket som vi vill fatta beslut baserat på våra känslor eller tidigare resultat, är de inte alltid de bästa indikatorerna på vart vi ska gå.
De flesta programvara för affärsprocesshantering kommer med en analys- och rapporteringsfunktion som låter dig titta på mätvärdena för alla processer som används. Det är ett bra ställe att börja när du letar efter data.
Det är också här trenderna kommer tillbaka. Att titta på saker som inflation, ny lokal policy och branschundersökningar kan berätta vilka justeringar du behöver göra för att förbättra verksamheten.
Kombinera de två uppsättningarna data, och du kommer att vara ostoppbar!
En sista sak
Eftersom affärsverksamhet är ett så brett begrepp kan det vara svårt att veta var man ska börja om man är intresserad av att förbättra det.
Oroa dig inte, ta bara allt ett steg i taget. Du kan helt enkelt börja med att skriva ner alla olika processer som används på varje avdelning. Därifrån går du till avdelningscheferna och får information om hur processerna löper för närvarande.
Därefter bör det börja bli tydligt vilka områden du behöver förbättra för att få den mest optimerade affärsverksamheten. Låt dig inte skrämmas. Du kan göra det!
