50+ gratis och enkla SOP-mallar (exempel på SOP för att registrera standardprocedurer)

Använd Process Street för att enkelt hantera dina SOP-mallar

Vår gratis SOP-mall för att snabbt och enkelt skriva nya standardiserade procedurer

Du vill ha en mall för att göra dina individuella procedurer och en mall för att skapa din procedurmanual.

Det första är viktigare än det andra. Det är därför vi har lagt det i början av artikeln:

Som du kan se visar den mallen dig hur du kommer igång med att skapa en ny procedur från grunden.

Länken till mallen finns här:

SOP-mallstruktur (Standard Operating Procedure).

Och den mallen kan sedan vägleda dig genom att göra dina första standardförfaranden. Den är fylld med extra resurser och exempel på bästa praxis ifall du behöver dem.

Du kan lägga till den mallen på ditt konto gratis, redigera den och sedan antingen köra den som en checklista i Process Street eller exportera den som en PDF när du är klar. Lätt.

Längre ner i artikeln ser du några exempel på procedurmanualer som vi också har skapat. Men här är några snabblänkar om du inte vill scrolla:

• Mini-manual struktur
• Exempel på färdig minimanual

Hur man skriver standardprocedurer i 16 enkla steg

För att hjälpa dig att använda dina mallar när du har laddat ner dem ger vi dig dessa 16 steg för att skriva effektiva standardförfaranden .

Du kan använda dem inom ramen för ett traditionellt SOP-ramverk, som följer ISO 9001-standarderna, eller så kan du använda dem för att skapa de processer som är bäst lämpade för just dina behov just nu i ditt företags resa.

Att skriva standardprocedurer behöver inte vara en ansträngande uppgift. Om du följer våra riktlinjer för samarbete kan det till och med bli ganska kul! (Kul inte garanterat)

1. Förstå hur du kommer att presentera dina SOP . Det här steget handlar om att välja din mall för att passa processens behov. I vissa branscher kommer du att ha krav som du måste följa. Layouten på dina SOP kommer att påverkas av vilken typ av information du behöver visa. Undersök vilka internationella standarder som gäller för din verksamhet.
2. Samla relevanta intressenter . För att korrekt kartlägga de processer som används inom företaget behöver du ha relevanta medlemmar i företaget närvarande. Dessa standardförfaranden måste återspegla verkligheten så att de kan anpassas och optimeras för att förbättra verkligheten.
3. Träna ut ditt syfte . Dokumenterar du dina standardprocedurer för att följa branschstandarder? Eller är du säker på att din verksamhet redan följer, behöver du bara dokumentera dem? Gör du detta utifrån en allmän processoptimering? Att veta svaren på frågor som dessa hjälper dig att prioritera ditt tillvägagångssätt.
4. Bestäm strukturen för din SOP . Det finns olika former av ett SOP-dokument. Innan du börjar en, förstå om detta ska vara en manual, en minimanual eller ett procedurdokument. Ju större ditt företag är, desto mer sannolikt är det att du kommer att skapa en otroligt djupgående manual.
5. Förbered förfarandets omfattning . Om du bara kartlägger en procedur i dokumentet du arbetar med måste du förstå exakt var proceduren börjar och var den slutar. Det är viktigt att tydligt definiera omfattningen för att minska överlappningen med andra förfarandedokument. Att inte göra det skulle leda till ineffektivitet.
6. Använd en konsekvent stil . Det här är mer skrivråd, men du måste tänka på syftet med dokumentet för att förstå hur det ska skrivas. Om detta är ett dokument som endast används för att visa för branschen att du har dokumenterade SOP:er, så kanske språket blir tekniskt och banalt. Men om arbetare ska använda det här dokumentet som referenspunkt, måste du göra språket tydligt och handlingsbart.
7. ✍️ Använd korrekt notation, om tillämpligt . Det kan mycket väl finnas standardiserade former för att förmedla processer inom ditt företag, men om inte kan du börja implementera dem. Affärsprocessmodell och notation (BPMN) ger ett universellt sätt att förklara processer i en kortfattad visuell stil.
8. Arbeta igenom alla nödvändiga steg i processen . Bedöm processen från början till slut och notera varje uppgift som krävs längs vägen för att slutföra processen. Detta kan göras i form av en punktlista med penna och papper eller en anteckningsapp .
9. ⚠️ Försök att bedöma potentiella problem i processen. Om du vill förbättra din process när du arbetar igenom din dokumentation är det nu ett bra tillfälle att göra det. Bedöm de grundläggande stegen du har spelat in och fråga om något annat kan läggas till eller tas bort. Om något skulle gå fel i processen, var skulle det inträffa? Var förekommer det i verkligheten just nu?
10. Bestäm mätvärden mot vilka SOP:er kan bedömas . Det här är ett utmärkt tillfälle att göra dina vanliga driftsprocedurer användbara och att hitta ett sätt att bedöma deras positiva inverkan. Vilka mätvärden du väljer att använda beror på processen du dokumenterar. Nyckelmåtten kan vara relaterade till prestanda eller hastighet eller en formel som använder båda dessa variabler.
11. Testa processen . För att försäkra dig om att standardrutinerna du har dokumenterat är de mest effektiva, testa processen med de anställda som åtar sig dessa uppgifter på en daglig basis. Se till att de kan ge feedback på de procedurer som presenteras så att du kan göra ändringar i processen, procedurerna eller helt enkelt dokumentstilen innan du skickar in.
12. ✉️ Skicka processen till överordnade . Skicka in din process för granskning av din linjechef. Alternativt, om du inte har en linjechef, hitta en kollega vars feedback du värdesätter och skicka SOP-dokumentet till dem innan du förklarar att det är komplett.
13. Förtydliga metoden för att optimera processen . Ett standarddokument för operativa procedur bör spåra sina egna revisioner över tid. Det är dock användbart att ha ett allmänt system på plats för att styra dessa revisioner och hur och när de sker. Att skapa en process för processoptimering är ett effektivt sätt att leverera denna iterativa förändring.
14. ‍♀️ Gör en riskbedömning av processen. En process involverar människor eller data eller något någonstans som kan skadas, skadas eller förloras. Se till att göra en riskbedömning av dina processer för att se till att du inte öppnar upp ditt företags riskexponering.
15. Överväg att skapa ett flödesdiagram . Ett visuellt hjälpmedel för att hjälpa andra människor att förstå översikten av processen kommer att visa sig användbart för personer som både bedömer och följer processen som presenteras i standardprocedurerna. Att inkludera en ökar den användarvänliga nivån på dokumentet.
16. ✅ Slutföra och implementera SOP:erna . När alla deltagare och intressenter har skrivit under på dokumentet och folk har gått med på att det används, implementera standarddokumentet för operativa procedurer för den nödvändiga processen och arkivera dokumentet på lämpligt sätt.

Använd Process Street för dina SOP:er

Det finns sätt på vilka du effektivt kan använda en Process Street-mall för att dokumentera standardprocedurer. Den viktigaste fördelen med att använda Process Street för detta är att varje process kan köras som en checklista av personalen medlemmar som följer förfarandena.

Genom att hitta ett sätt att balansera den standardiserade layouten av standarddokument för operativa procedur och de vanliga handlingsbara egenskaperna hos Process Street kommer du att kunna spara avsevärd processdokumentationstid när ditt företag går framåt.

Det enklaste sättet att börja arbeta mot standardprocedurer med Process Street är att helt enkelt börja dokumentera dina processer.

Inte alla dokumenterade processer behöver följa ISO-diktat . Inom Process Streets system fungerar en mall som standardprocedurer för en viss uppgift. Du kör sedan checklistan från den mallen när du genomför processen utan att det påverkar originaldokumentationen. I grund och botten är det precis vad standarddriftsprocedurer är i den verkliga världen.

Om dina processer är väldokumenterade har du kommit igång bra. Om dina processer är genomförbara så är de det mycket mer sannolikt att följas . Ingen gillar att plocka fram en SOP-manual och sortera sida efter sida för att hitta något användbart.

Med Process Street undviker du den barriären och ökar chansen att någon följer procedurerna korrekt. Kort sagt, att köra dina SOP genom Process Street hjälper till att förbättra processefterlevnaden .

Här är ett exempel på Process Street SOP-mall :

Denna mall är konstruerad för att följa ISO-9001:2015 Quality Mini-Manual standarder .

Klicka här för att komma åt den här mallen på en ny flik!

Du kan också hitta en fullständigt ifylld version av den mallen här:

• Standarddriftsminimanual för ett marknadsföringsföretag

Eftersom du är en mall kan du redigera den som du vill och ersätta texten du uppmanas att ersätta. De första avsnitten täcker nyckelinformationen som hänför sig till mallen medan proceduren där processen dokumenteras följer.

Om du vill använda den här mallen på en daglig nivå kan du lagra en huvudkopia i en SOPs-mapp i Process Street och göra en kopia av mallen som kan finnas i en annan mapp för användning av ett team. Ditt lag kunde då kör den kopierade mallen som en checklista varje gång de kommer för att utföra uppgiften.

Detta skulle vara ett sätt att göra din mall användbar inom din organisation när SOP:erna har dokumenterats.

Om du vill läsa mer om att använda Process Street för att köra ett kvalitetsledningssystem av ISO-standard, kolla in några av dessa länkar:

Process Street SOP-mallar för alla branscher och sektorer

Klicka på rullgardinsmenyn för att få tillgång till SOP-mallar relaterade till den branschen. Tänk på att det finns många fler mallar tillgängliga från vårt checklista mallbibliotek!

⬇️ Klicka här för att se Process Streets färdiga marknadsförings-SOP-mallar

Kundintroduktion för en marknadsföringsbyrå (SOP-mall)

Klicka här för att öppna mallen Client Onboarding For A Marketing Agency på en ny flik!

AB-testning (SOP-mall)

Klicka här för att öppna AB-testmallen på en ny flik!

Skapa ett nyhetsbrev (SOP-mall)

Klicka här för att öppna mallen Skapa ett nyhetsbrev på en ny flik!

⬇️ Klicka här för att se Process Streets färdiga IT SOP-mallar

E-postserversäkerhet (SOP-mall)

Klicka här för att öppna e-postserversäkerhetsmall på en ny flik!

Best Practices för säkerhetskopiering av klientdata (SOP-mall)

Klicka här för att öppna mallen för bästa praxis för säkerhetskopiering av klientdata på en ny flik!

Enterprise Password Management Checklist Mall (SOP-mall)

Klicka här för att öppna mallen för checklista för företagslösenordshantering på en ny flik!

⬇️ Klicka här för att se Process Streets färdiga SOP-mallar för detaljhandeln

Introduktionschecklista för återförsäljare för anställda (SOP-mall)

Klicka här för att öppna mallen för introduktionschecklista för återförsäljare på en ny flik!

E-handelsproduktlista (SOP-mall)

Klicka här för att öppna e-handelsproduktmallen på en ny flik!

Checklista för daglig butiksöppning (SOP-mall)

Klicka här för att öppna mallen för den dagliga berättelsens öppningschecklista på en ny flik!

⬇️ Klicka här för att se Process Streets färdiga bygg-SOP-mallar

Byggförslagsmall (SOP-mall)

Klicka här för att öppna byggförslagsmallen i en ny flik!

Byggförloppsrapport (SOP-mall)

Klicka här för att öppna mallen för byggframstegsrapport på en ny flik!

Gratis Microsoft Word-mallar för att bygga dina SOP:er

Den traditionella vägen att ta när någon vill börja dokumentera sina standardförfaranden är att påbörja uppgiften i ett ordbehandlingssystem och skapa en serie mindre dokument som så småningom kan samlas till en större manual.

Väsentligen, det är som att skriva en bok .

Den första mallen vi kommer att presentera är en av de mest användbara. Jag ska förklara varför.

En mall för allmänt bruk med vägledande anteckningar

Standardiserade arbetsrutiner är viktiga i alla branscher men särskilt värderade inom sjukvården. Liv står på spel och uttalade processer måste följas mycket noggrant.

Mer än att bara vara en mall som du kan ange information i, innehåller detta dokument markerad text i varje avsnitt som förklarar för dig hur du ska gå tillväga för varje uppgift.

I denna mening fungerar dokument som både en skrivmall och en skrivguide ; tydligt och koncist vägleder användaren genom dokumentet.

Fler mallar för NHS-standardprocedurer

För att avsluta våra standardmallar för standarddriftsprocedur för allmänna ändamål, kommer vi att återgå till mallar designade av University of Oxford för användning inom National Health Service i Storbritannien.

Vi kommer att presentera ett antal fler nischmallar som är anpassade för specifika ändamål. Dessa bör visa dig hur du konstruerar komplexa SOPs samtidigt som du får de mallar som du kan använda i ditt företag om du har dessa behov.

Excel-databasdesign

Den här mallen fungerar som ett exempel på SOP för hur standardisera uppsättningen av databaser i Microsoft Excel .

Det specifika fokuset för denna mall är att sätta upp databasen för medicinska forskningsändamål, men strukturen kan anpassas för att passa alla databasbehov. Den verkliga detaljen ligger i procedurerna som du kan skriva för att passa dina specifika behov.

Riskbedömning SOP-mallar för att granska dina rutiner

Förhoppningsvis kommer du vid det här laget att känna dig ganska bekväm med vad som krävs av dina vanliga driftsprocedurer och hur du kan närma dig dem.

Ingen standardprocedur är dock klar förrän riskbedömningar har slutförts.

Som sådan, vi har inkluderat 5 länkar här som du kan utforska . Vi har två mallar speciellt anpassade för riskbedömning av standarddriftsprocedurer plus ett exempeldokument för att visa dig hur den färdiga versionen kan se ut. Vi har sedan ytterligare två generella riskbedömningar för dig som inte strävar efter ISO-nivåer och som utför en mer avslappnad dokumentationsprocess.

Premium SOP-mallar

Om du är på marknaden med de mest omfattande, högkvalitativa SOP-mallarna (läs dyra) som finns, behöver du inte leta längre än Bizmanualz-samlingen skriven av Chris Anderson, DBA, LSSBB.

Bizmanualz är ett premiumbibliotek med SOP-mallar som levereras i olika format (inklusive Word) med produkter som sträcker sig från en enda procedurmall till en hel företagshandbok.

Från kompletta VD- och CFO-handböcker till avdelningsspecifika procedurmallar som redovisnings-, ekonomi- och IT-policyprocedurmanualer, Bizmanualz är den mest omfattande SOP-samlingen som finns.

Vi har blivit imponerade av det uttömmande Bizmanualz-biblioteket som har över 1 200 SOP-mallar. Procedurmanualerna täcker kärnavdelningarna i ett företag, och omfattar 7 000+ sidor med detaljerad procedurdokumentation, alla tillgängliga för omedelbar digital nedladdning.

Vi älskar också att de erbjuder ett prov som du kan få gratis.

Välj rätt SOP-mall och kom igång

Hur mycket det än kan vara skrämmande när du börjar skriva standardprocedurer för första gången, hoppas vi att dessa mallar, förklaringar och exempel har gjort uppgiften lite tydligare.

När du känner igen de delade strukturerna mellan olika mallar kan du börja se vad som är väsentliga element och vad som är valfria inkluderingar.

Med den kunskapen i åtanke kan du se förbi det onödigt omfattande språket används normalt i SOPs för att se att de bara är mycket grundliga processdokument.

Så välj en mall – eller två – och börja dokumentera din första procedur .

Innan du vet ordet av har du en hel ISO-nivåmanual på dina händer!

Har du skrivit standardrutiner tidigare? Vilka resurser skulle du rekommendera för någon som närmar sig det för första gången? Låt oss veta i kommentarerna nedan!