Hur man skapar en SharePoint-länk

Översikt över SharePoint-länkar

SharePoint är en fantastisk plattform för arbete. Den har en speciell funktion: länkar ! Med dessa kan användare snabbt komma till sina filer och sidor.

Du kan skapa en länk med innehållstypen 'Länk till dokument'. Eller så kan du skapa en genväg för dokument och använda den som en länk. Du kan också prova att anpassa SharePoint-hyperlänkar för att göra användarvänliga med titlar. Eller använd URL-fälttyper för att lägga till hyperlänkar medan du redigerar i listor eller bibliotek. Dessutom kan du inaktivera hyperlänkar från att delas utanför organisationen. med inställningen URL nedan.

När du skapar länkar, här är några detaljer att komma ihåg:

• Kontrollera behörigheter på mappar och sidor.
• Var försiktig när du delar känslig information via länk.
• Fråga IT eller experter om du är osäker på att länka något.

Följ dessa tips och skapa länkar i SharePoint med lätthet. Testa alltid dina länkar efter skapandet. Ha kul att länka!

Skapa en SharePoint-länk

För att skapa en SharePoint-länk måste du komma åt SharePoint-webbplatsen och välja dokumentet eller objektet som du vill dela. Klicka sedan på Kopiera länk för att skapa en delbar länk. Det här avsnittet om att skapa en SharePoint-länk kommer att täcka hur du gör dessa saker och mer för att hjälpa dig att effektivt dela viktiga dokument och information med ditt team.

Åtkomst till SharePoint-webbplatsen

1. Öppna a webbläsare
2. Navigera till Office 365 inloggningssida
3. Skriv in din e-post och lösenord
4. Leta upp SharePoint-appen på instrumentpanelen/hemsidan, klicka för att starta.
5. På hemsidan, bekanta dig med användargränssnitt och alternativ för samarbete .
6. Om du är ny, ta dig tid att utforska och förstå hur det fungerar .

Skapa länkar i SharePoint är lätt också: leta upp dokumentet/filen du vill dela, klicka på 'Kopiera länk' från snabbmenyn eller 'Hämta en länk'.
Välj en av fyra tillgängliga länkar baserade på åtkomstbehörighetsnivå (Visa/Redigera), säkerhetsalternativ (Vem som helst/specifika personer) och utgångsdatum .

Aktivera aviseringar för att hålla användarna informerade om ändringar som görs i filer/dokument. Med bara några klick kan ditt team samarbeta sömlöst utan problem med versionskontroll.

Att komma åt SharePoint behöver inte vara komplicerat, följ bara stegen i den här guiden och använd dess funktioner till fullo. Att välja har aldrig varit lättare!

Välja dokument eller objekt

När du väljer ett dokument eller objekt för SharePoint-länkning är viktiga överväganden relevans, syfte och tillgänglighet . Identifiera nyckelord, koncept och det övergripande målet att göra ett välgrundat val. Detta kommer att ge ett mervärde till ditt innehåll och förbättra läsarnas upplevelse.

hur man ändrar Microsoft Store nedladdningsplats

Välj ett mer grundläggande format som PDF eller Word istället för komplexa interaktiva kalkylblad. Använda sig av anpassade metadata eller taggar att organisera och kategorisera innehåll. Skapa relaterade dokument för att ge sammanhang och bakgrundsinformation. Genomtänkt urval gör SharePoint-länkar effektiv och användarvänlig .

Klicka på Kopiera länk

Behöver du dela en SharePoint-fil? Klickar Kopiera länk är ett enkelt sätt att ge någon åtkomst. Här är hur:

1. Gå till filen i SharePoint.
2. Klicka på ellipsen (...) bredvid filnamnet.
3. Välj Kopiera länk från rullgardinsmenyn.

På så sätt kan du kopiera länken och ge den till den som behöver den. Kom bara ihåg: alla med länken kan visa eller redigera filen (beroende på behörighetsnivå). Så låt bara behöriga personer ha det.

Rolig fakta: Copy Link introducerades först i SharePoint 2016. En sådan liten funktion, men den har gjort att dela filer mycket lättare för människor överallt. Att dela är omtänksamt – såvida det inte är en SharePoint-länk måste den vara säker!

Dela SharePoint-länken

För att dela din SharePoint-länk effektivt måste du överväga två saker – lämpliga behörigheter och metoden för att dela den. För att göra detta effektivt, kontrollera de nödvändiga behörigheterna du vill ge till din kollega. Sedan kan du dela länken via e-post eller sms.

Välja lämpliga behörigheter

Rätt behörigheter är viktiga när du delar en SharePoint-länk. De bestämmer vem som kan komma åt och ändra innehållet. Se till att ge korrekta behörigheter för att undvika obehörig åtkomst.

Känner till tre typer av behörigheter i SharePoint: behörighetsnivåer, gruppbehörigheter och användarbehörigheter .

• Behörighetsnivåer är uppsättningar med behörigheter som anger åtgärder som att läsa, skriva eller ta bort.
• Gruppbehörigheter ges till en grupp människor med liknande tillgångsbehov.
• Användarbehörigheter ges till enskilda användare.

Att tilldela behörighet korrekt garanterar integritet för ditt team, samtidigt som du säkerställer framgång. Överväg att ge begränsad eller begränsad behörighet för externa medarbetare som inte kräver full åtkomst.

TechTarget säger, Behörigheter baseras på en huvudmans medlemskap i en säkerhetsgrupp . Det är viktigt att kategorisera och hantera användarmedlemskap i säkerhetsgrupper för enklare spårning och granskning.

SharePoint-länkar gör delning enkelt. Men utan ordentlig uppmärksamhet på behörigheter kan det orsaka dataintrång med allvarliga konsekvenser. Välj rätt, med tanke på dina projektbehov.

Skicka länken via e-post eller sms

Dela SharePoint-länken med kollegor via e-post eller sms! Kopiera bara från SharePoint och klistra in det i meddelandet. Lägg till ett meddelande för att ge sammanhang om länken.

Kontrollera om alla har åtkomst eller behöver beviljas åtkomst innan de delar .

Säkerhet är avgörande när information på SharePoint-webbplatsen är känslig eller konfidentiell . Lösenordsskydd länken eller använd en krypterad meddelandetjänst.

Proffstips: Använd anpassad hyperlänkstext istället för en lång URL när du skickar SharePoint-länk i e-post. Snyggare och lättare för mottagarna att förstå vad de klickar på.

Redigera eller ta bort en SharePoint-länk

För att redigera eller ta bort en SharePoint-länk, gå till alternativet Hantera länkar. Detta ger dig möjlighet att uppdatera eller ta bort länken efter behov. Genom att veta hur du utför dessa enkla uppgifter kan du hålla dina SharePoint-länkar organiserade och uppdaterade med bara några få klick.

Åtkomst till alternativet Hantera länkar

Gå till alternativet Hantera länkar för att hantera SharePoint-länkar . Följ dessa steg:

1. Navigera till sidan med länken
2. Håll muspekaren och klicka på de tre prickarna som visas
3. Välj sedan Redigera länk eller Ta bort länk

Kom ihåg att endast användare med rätt behörigheter kan ändra eller ta bort SharePoint-länkar av säkerhetsskäl .

SharePoint 2010 är där allt började! Funktionen Hantera länkar skapades för att göra webbplatsunderhåll enklare för alla. Det är ett måste för att uppdatera och hålla innehåll färskt. Att uppdatera eller ta bort din SharePoint-länk är nu enkelt och stressfritt !

Uppdatera eller ta bort länken

Uppdatera eller ta bort en SharePoint-länk? Superenkelt! Följ bara dessa 6 steg :

1. Logga in på din webbplats och navigera till sidan.
2. Håll muspekaren över länken för att öppna redigeringsikonen.
3. Uppdatera webbadressen eller beskrivningen, eller välj 'Ta bort länk' för att ta bort.
4. Klicka på 'OK' för att spara eller 'Avbryt' för att avbryta.
5. Uppdatera sidan för att bekräfta att länken har uppdaterats/borttagits.
6. Upprepa för andra länkar som behöver uppdateras/ta bort.

Det är viktigt att komma ihåg att ta bort en länk inte kommer att radera några anslutna filer/dokument; vidta ytterligare åtgärder vid behov.

Dessutom erbjuder SharePoint versionshistorikspårning för varje länk så att användare kan återgå till specifika versioner efter behov.

SharePoint kom först 2001 som en del av Microsoft Office, men är nu en fristående produkt som används av organisationer över hela världen. Organisera dina SharePoint-länkar snyggt med etiketter och inga lösa trådar!

ordteckningar

Bästa metoder för SharePoint-länkar

För att säkerställa framgången för dina SharePoint-länkar, använd dessa bästa metoder. Med att använda beskrivande länknamn, regelbundet granska och ta bort länkar och bibehålla lämpliga behörigheter kan du optimera dina länkars funktionalitet.

Använda beskrivande länknamn

För effektiv kommunikation på SharePoint, Beskrivande länknamn är ett måste . Undvik fraser som klicka här och använd etiketter som tydligt beskriver sidans innehåll. Beskrivande länknamn hjälper användare att enkelt navigera på din webbplats och göra det lättare för sökmotorer att läsa ditt innehåll.

När du skriver länknamn, fokusera på sidans innehåll. Istället för Klicka här för att lära dig mer om våra tjänster , använda sig av Utforska vår omfattande lista över tjänster . Håll etiketterna korta, användarvänliga och fria från jargong.

Se till att dina länknamn återspeglar det länkade innehållet korrekt . Om användare klickar på en länk med felaktig information påverkar det deras upplevelse på din webbplats. Innan du publicerar några länkar, dubbelkolla att etiketten återspeglar sidans innehåll.

Beskrivande länknamn på SharePoint förbättrar användarupplevelsen och gynnar SEO. Håll etiketterna korrekta, koncisa och fokuserade på sidans innehåll . På så sätt skapar du en lättnavigerad plattform för besökare.

Regelbundet granska och ta bort länkar

Att regelbundet ta bort onödiga länkar är viktigt för att hålla din SharePoint-webbplats frisk. Det här är vad du ska tänka på när du granskar och tar bort länkar:

1. Se om länken fortfarande är relevant och om någon i ditt team använder den.
2. Ta reda på om länken tar dig till en trasig eller föråldrad sida och om det finns en bättre källa.
3. Granska länkar som skapats för tillfälliga saker, som evenemangsregistrering och utgångna erbjudanden.
4. Bli av med dubbletter av länkar som leder till samma innehåll; de kan förvirra användarna och få din webbplats att se stökig ut.
5. Skapa kategorier för dina länkar. Lägg de som inte används ofta i en arkivmapp.
6. Använd länkspårningsverktyg för att övervaka vilka länkar som används mest av användare på din webbplats.

Kom ihåg att inte alla länkar behöver tas bort – bara de som inte är användbara eller nödvändiga. Att städa upp din SharePoint-webbplats kommer att förbättra effektiviteten och användarupplevelsen.

Proffstips: Tilldela en webbplatsägare att övervaka eventuella ändringar eller underhåll som görs av SharePoint-länkar. På så sätt glöms ingenting och allt förblir organiserat.

Och kom ihåg: att ge alla tillgång till allt på SharePoint är som att låta hela ditt område rota i din underklädeslåda!

Upprätthålla lämpliga behörigheter

Det är viktigt att säkerställa att användarna bara har tillgång till den information som krävs – skapa grupper och tilldela behörigheter baserat på roller. Granska och uppdatera dessa behörigheter regelbundet när anställda kommer och går eller roller ändras. Överväg automatiska behörighetshanteringsverktyg för att minska manuella uppdateringar.

Ett klassiskt exempel på felaktiga behörigheter inträffade 2014 när en entreprenör från det amerikanska försvarsdepartementet läckte hemligstämplade dokument genom en osäkrad SharePoint-webbplats.

Att upprätthålla korrekta behörigheter är viktigt för SharePoint-datasäkerhet. Kom ihåg att granska och uppdatera ofta , och använd automatiska verktyg för att skydda ditt företag från läckor eller intrång.

Slutsats och sammanfattning av steg

SharePoint är ett bra verktyg för företag! Med bara några få klick kan du enkelt skapa en SharePoint-länk. Här är en påminnelse om hur man gör:

1. Gå till din SharePoint-webbplats.
2. Välj den fil eller mapp du vill dela.
3. Klicka på Dela i det övre högra hörnet.
4. Kopiera länken och dela den med kollegor eller lagkamrater via e-post eller meddelandeappar.

Glöm inte – du kan anpassa behörigheter för enskilda filer och mappar. Men det är bäst att använda de bästa säkerhetsrutinerna.

Kom ihåg att att vidta rätt åtkomstkontrollåtgärder kan hjälpa till att skydda din data. Innan du delar länkarna, utvärdera och analysera åtkomstkrav.

Att skapa SharePoint-länkar hjälper kommunikationen i en organisation. Detta kommer att öka produktiviteten och effektiviteten. Låt inte rädslan för att missa något hindra dig från att använda det här verktyget. Börja skapa dessa länkar och hjälp till att förbättra samarbetet mellan team.

Vanliga frågor

1. Vad är SharePoint?

SharePoint är en webbaserad samarbets- och dokumenthanteringsplattform utvecklad av Microsoft. Det låter användare skapa och hantera webbplatser, dokument, bibliotek, listor och mer.

etrade etrade login

2. Hur skapar jag en SharePoint-länk?

För att skapa en SharePoint-länk, gå till dokumentet eller filen du vill länka till, klicka på ellipsen (...) i det övre högra hörnet och välj Kopiera länk från rullgardinsmenyn. Du kan sedan klistra in länken var du vill ha den.

3. Kan jag anpassa SharePoint-länken?

Ja, du kan anpassa SharePoint-länken genom att klicka på knappen Inställningar bredvid länken du kopierade och välja Inställningar från rullgardinsmenyn. Därifrån kan du välja att tillåta redigering, ange utgångsdatum och mer.

4. Hur delar jag en SharePoint-länk?

För att dela en SharePoint-länk, kopiera helt enkelt länken enligt beskrivningen ovan och skicka den till personen eller personerna du vill dela den med. Du kan också dela länken via e-post, Microsoft Teams eller andra samarbetsverktyg.

5. Är det möjligt att återkalla en SharePoint-länk?

Ja, du kan återkalla en SharePoint-länk genom att gå till menyn Inställningar för länken och välja Ändra länkbehörigheter. Därifrån kan du ta bort åtkomst för specifika personer eller grupper, eller till och med ändra länken så att den inte längre är tillgänglig.

6. Hur hanterar jag SharePoint-länkar?

Du kan hantera SharePoint-länkar genom att gå till avsnittet Länkar på din SharePoint-webbplats. Därifrån kan du se alla länkar du har skapat, redigera deras inställningar och till och med ta bort dem om det behövs.