Hur man använder Deming-cykeln för ständig kvalitetsförbättring

Att förstå kvalitet och försöka förbättra den är utan tvekan huvudsyftet med att genomföra processförbättringar. Därav skapandet av Deming-cykeln.

Men var kom denna filosofi om processförbättring ifrån?

En nyckelperson är William Edwards Deming – ibland kallad Edward W. Deming. Han är främst en statistiker, men man kan till och med kalla honom en vetenskapsfilosof.

Demings mål var att återanvända den vetenskapliga metoden på affärsprocesser, och har lämnat oss med två huvudvarianter av hans tänkande: PDSA och PDCA.

I den här artikeln kommer vi att beskriva:

• Vad Deming-cykeln är, med dess historia
• Hur man tillämpar Deming-cykeln för att förbättra dina affärsprocesser
• Den viktiga skillnaden mellan PDSA och PDCA
• Hur PDSA används inom det medicinska området

Demings tillvägagångssätt handlar inte bara om att förbättra processer, utan om att förbättra en hel verksamhet.

I en färsk metastudie från British Medical Journal , fann forskare att endast 2 av 73 studier hade tillämpat PDSA på ett sätt som helt uppfyllde kriterierna. Kommenterar:

För att utveckla utvecklingen av förbättringsvetenskapen är en större förståelse för användningen av förbättringsmetoder, inklusive PDSA, väsentlig för att dra tillförlitliga slutsatser om deras effektivitet .

Och det är därför vi skriver den här artikeln!

Vad Deming-cykeln är, med dess historia

( Källa )

Deming-cykeln är en modell för kontinuerlig kvalitetsförbättring som består av en logisk sekvens av fyra nyckelsteg: Planera, Göra, Studera och Agera.

På 1920-talet, den framstående statistikern Walter A. Shewhart introducerade en modell bestående av Plan, Do, See – som kan anses vara ett av de viktigaste processförbättringsperspektiven i tidiga skeden. Deming såg sin egen cykel som den naturliga fortsättningen på denna modell.

Demings erfarenhetsutbildning som ingenjör gav honom en inblick i industriella processer och den materiella verkligheten av att försöka standardisera verksamheten för att fungera i stor skala. Han studerade senare matematisk fysik vilket placerade honom i en stark position att bidra till den växande vetenskapen om statistik. Demings provtagningstekniker, till exempel, används fortfarande av U.S. Department of the Census och Bureau of Labor Statistics.

En av de stora framgångarna med Demings arbete kan utan tvekan ses som hans inflytande på det japanska efterkrigstidens ekonomiska mirakel; där Japans ekonomi återhämtade sig från krigsskada för att hävda sig som den näst största ekonomin i världen.

1950 höll han ett tal till Hakone Convention Center i Tokyo om sin idé om Statistisk produktkvalitetsadministration . Teman för det här talet är de som vi kommer att utforska i den här artikeln, särskilt:

välj allt i word

• Att ha ett system på plats för kontinuerlig kvalitetsförbättring
• Minska defekter genom högre nivåer av enhetlig kvalitet
• Att förstå vad kvalitet ska betyda i sitt sammanhang

Demings arbete expanderar ytterligare till begreppen handel och styrning, men vi kommer främst att fokusera på processförbättringar. Om du vill läsa mer av Demings perspektiv från första hand kan du komma åt hans text Den nya ekonomin på Google Scholar nu med de inledande avsnitten öppna för åtkomst.

Hur man tillämpar Deming-cykeln för att förbättra dina affärsprocesser

Som vi har fastställt är Deming-cykeln en metod i fyra steg för ständiga förbättringar. Det här avsnittet beskriver vart och ett av de fyra stegen och förklarar hur du kan implementera varje steg i din verksamhet för att kontinuerligt förbättra kvalitet och processer.

Planen

• Förstå din definition av kvalitet
• Hur vet man om en förändring är en förbättring?
• Kan du förutsäga dina resultat?

Det första målet inom Deming-cykeln är att planera i förväg för att förstå vad du vill uppnå. Detta är både ett praktiskt och teoretiskt steg.

Å ena sidan har du inte att göra med vetenskapliga upptäckter, du har att göra med affärsprocesser. Så du har en tydlig avsikt att förbättra något inom verksamheten, vare sig det är operativt eller rörande produkten. Detta är vägledande för ditt slutmål genom hela utredningen.

Å andra sidan testar du också dina egna prediktiva och analytiska metoder. I vilken utsträckning kan du diagnostisera dina befintliga problem? Hur väl kan du uppskatta din prestation? Vilka problem kommer att uppstå som du kan lyfta fram i förväg?

Planeringsstadiet är både ett försök att förbättra dina resultat och en vetenskaplig undersökning av din egen förmåga att förstå din verksamhet.

I detta skede kommer du att vilja testa och analysera för vad som för närvarande är fel med produkten eller hur den kan förbättras. Du kommer också att försöka förstå vilka förändringar du kan göra för att ta itu med dessa problem eller för att göra något bättre. Du kommer att se till att kartlägga operativt hur denna förbättring kan hanteras och uppnås. Slutligen kommer du att hoppas kunna förutsäga resultatet av dina processförbättringsinsatser.

Do

• Börja med småskaliga tester
• Implementera iterativa ändringar i dina experiment för att testa variabler
• Dokumentera varje steg

Vid genomförandet av planen skulle Deming fortsätta att upprepa vikten av att förbli trogen de vetenskapliga värden som ligger till grund för undersökningen.

Istället för att bara bestämma sig för att göra en förändring och plötsligt se över all verksamhet, är det viktigt att åstadkomma förändring långsamt och iterativt samtidigt som hypoteser testas. Att använda studier som kan mätas mot kontrollgrupper hjälper dig att bättre förstå den data du får, vilket gör att du inte bara kan förbättra din produktion utan att förstå exakt varför din produktion förbättrades av de ändringar du införde.

För Deming bör du genomföra implementeringen som om det vore ett vetenskapligt experiment.

Studie

• Stämde dina resultat med dina förutsägelser?
• På vilka sätt skilde sig resultaten åt och varför?
• Hur kunde du testa variabler som tidigare inte redovisats?

Studiestadiet är nyckelpunkten för differentiering från PDCA-cykeln. För Deming kommer resultaten av planeringen och genomförandet att visas i detta skede. Men resultaten är större än bara om processen har förbättrats eller inte. Resultaten inkluderar huruvida processen förbättrades eller inte av de skäl du trodde att den skulle förbättras. De skulle också inkludera om du kunde förutsäga de ändrade resultaten i förväg.

Studiestadiet, för Deming, lär oss att dra slutsatser som en vetenskapsman gör, istället för att bara fråga om det fungerade. Frågan för Deming är inte Fungerade det? men varför fungerade det? .

Vi kan se denna etos i följande citat från Deming-institutet :

Dr. Deming betonade PDSA-cykeln, inte PDCA-cykeln, med ett tredje stegs betoning på studie (S), inte kontroll (C). Dr. Deming fann att fokus på Check handlar mer om genomförandet av en förändring, med framgång eller misslyckande. Hans fokus låg på att förutsäga resultaten av en förbättringsansträngning, studera de faktiska resultaten och jämföra dem för att eventuellt revidera teorin. Han betonade att behovet av att utveckla ny kunskap, från lärande, alltid styrs av en teori. Som jämförelse fokuserar kontrollfasen av PDCA-cykeln på framgång eller misslyckande för en plan, följt av nödvändiga korrigeringar av planen i händelse av misslyckande .

spela teater

• Implementera dina rekommenderade ändringar
• Spåra prestanda och data över tid
• Tillhandahålla all dokumentation till företaget för att förbättra intern teori

Aktstadiet är både det sista steget i vår process och det första steget i vår nästa cykel.

På en praktisk nivå kan lagen leda till att praxis i en av de kontrollerade studierna implementeras över affärsverksamheten. Nu när vi har lärt oss att produktionen kan höjas genom att göra åtgärd x , vi vill göra åtgärd x på varje relevant avdelning.

Aktstadiet är både implementering av förbättringar i företaget och implementering av ny kunskap i vår teori om vårt eget företag. Lagstadiet bör försöka syntetisera den nya informationen som samlats in i studiestadiet med vår bredare förståelse av hur vår verksamhet fungerar.

Ungefär som resultaten av upprepade experiment skapar ny kunskap som är användbar för både villkoren för dessa experiment och hela den vetenskapliga kunskapsmassan, så måste även dina resultat införlivas i nya lokaler från vilka du kan börja cykeln på nytt fräsch.

( Källa )

Nu har vi täckt var och en av de fyra Deming-cykelstegen och vi är bekanta med konceptet, jag kan visa dig en PDCA-förändringshanteringsmall som teamet på Process Street har skapat för att hjälpa dig med följande:

• Starta ett nytt förbättringsprojekt
• Utveckla en ny eller förbättrad design av en process, produkt eller tjänst
• Definiera en repetitiv arbetsprocess
• Planera datainsamling och analys för att verifiera och prioritera problem eller grundorsaker
• Genomför ändringar
• Arbeta mot ständiga förbättringar

För att få den här mallen, klicka på länken nedan, lägg till den på ditt konto och följ instruktionerna. Om du ännu inte är Process Street-användare kan du Bli Medlem för en gratis provperiod; det tar 5 sekunder.

Klicka här för att komma till PDCA Cycle Change Management Model Process Checklist

företagets mall för brevpapper

Den viktiga skillnaden mellan PDSA och PDCA

Vi har redan täckt lite av de element som skiljer PDSA och PDCA åt.

På ytan tycks skillnaden vara inkluderingen av studiestadiet mot checkstadiet. Det ser ut som en liten skillnad. Men för Deming är skillnaden mycket djupare.

Följande är ett kort utdrag ur en utmärkt artikel med titeln Cirklar tillbaka av Moen och Norman:

Den 17 november 1990 skrev Deming ett brev till Ronald D. Moen för att kommentera manuskriptet för Improving Quality Through Planned Experimentation, medförfattare av Moen, Thomas R. Nolan och Lloyd P. Provost. Se till att kalla det PDSA, inte korruptions-PDCA, skrev Deming i brevet.

För Deming handlar PDCA om att behandla dina processexperiment som hypotestestning – fungerade det eller fungerade det inte? Var hypotesen sann eller alternativet sant?

Du kan läsa mer om hypotestestning i min senaste artikel: DMAIC: The Complete Guide to Lean Six Sigma in 5 Key Steps

PDCA befattar sig, i Demings ögon, som att det handlar om processförbättring genom att minska defekter; genom ett fokus på mekaniken i själva processen.

Deming ser inget fel med detta när det används på rätt sätt, men det stämmer inte överens med hans övergripande filosofi om vad processförbättringar är. Demings mål var att omtolka Bacons vetenskapliga metod för praktisk användning vid förbättring av affärsprocesser. I Demings ögon skär denna diskussion till hjärtat av vetenskapsfilosofi .

En av de stora framgångarna med Bacons teori om den vetenskapliga metoden, och en som belyses mer ingående av Immanuel Kant , var sättet på vilket det knöt samman två konkurrerande synsätt på hur människor kan hitta sanning. Dessa två epistemologiska tillvägagångssätt – förenklat – argumenterade mellan att testa saker i den materiella världen genom observation och experiment, och att använda verktyg som logik och matematik för att avslöja sanningar.

Vetenskapens stora framgång kom från filosofer som knöt samman dessa två tillvägagångssätt och skapade en robust multifunktionell undersökningsmetod som har drivit mänsklig kunskap och innovation.

För Deming försökte PDSA konstruera teori. Från teorin kan vi lära oss mer om våra verksamheter och hur de existerar, genom att göra det kommer vi att kunna förbättra dem och anpassa dem. Vi genomför experiment för att både testa och informera vår teori, och konstruerar vår kunskap om vårt företag på det sätt som vi skulle konstruera komplex vetenskaplig teori.

Deming ser att PDCA saknar den vetenskapliga rigoriteten och det där teorielementet – han ser att det är alltför bekymrat med hypotestestning och andra förenklade metoder för undersökning.

Nyckelfrågan här är kvalitet . Deming är ganska fördömande av påståendena om att kvalitet är individens ansvar som arbetar i en process, istället för att tro att kvaliteten ligger i företagschefens händer. Anledningen är att Deming strävar efter att kvalitet ska vara den primära drivkraften inom en storslagen affärsteori – hur ett företag ska drivas, drivas, designa och producera.

Som sådan saknar kvalitet definierad som noll defekter – sett med PDCA:s eller Six Sigmas ögon – en teori om att vara.

Deming vill förstärka betydelsen av den teorin om kvalitet genom alla stadier av en process.

Om vi ​​tittar på hans text, Den nya ekonomin , ser vi otaliga exempel där han illustrerar detta:

[På bilar] Prestanda och stil, vad dessa ord än betyder i kundernas medvetande, måste visa ständiga tecken på förbättring. Noll defekter är inte tillräckligt.

I ett annat avsnitt diskuterar han att delta i en konferens och lyssna på 10 olika presentationer av rapporter från team om att minska defekter. Han beskriver en publik på 150, som lyssnar uppmärksamt, vill lära sig och förbättra. Han kommenterar:

De förstod inte, tror jag, att deras ansträngningar på sikt kunde bli eminent framgångsrika – inga defekter – medan deras företag vägrar .

Deming illustrerar sin teori om kvalitet genom att ta upp en företagschefs kommentarer om var kvalitet kommer ifrån och vems ansvar det är att säkerställa den, se bilden nedan:

Ett sätt att tänka på teorin är att spela på Demings fokus på biltillverkare.

Om vi ​​tittar på Ford, som utan tvekan fortfarande presterar beundransvärt, ser vi ett företag med massiv industriell inflytande och otroligt effektiva produktionsprocesser; Ford tillverkar nästan säkert på sex sigmas. Men trots allt detta har Tesla högre börsvärde och framstår, i allmänhetens medvetande, som bilarnas framtid.

Att bara reducera defekter i processer leder inte nödvändigtvis till spelförändrande innovation.

Idén att hålla kvalitet, centralt för processförbättringsmetodiken, är vad Deming ser som skillnaden mellan hans PDSA-process och den mer granulära och smala PDCA.

hur man tar bort bing från chrome

Här är ytterligare tre Process Street-mallar som du kan använda för att förbättra kvaliteten genom att kontinuerligt förbättra.

FMEA-mall: Felläge och effektanalys

Använd den här mallen för att identifiera individuella problem eller misslyckanden som kan uppstå inom en process. Hitta sedan orsakerna till dessa problem och misslyckanden och prioritera dem i ordningsföljd. När de väl har prioriterats kan dessa problem lösas och processen optimeras.

Klicka här för att komma åt FMEA-mallen: Felläge och effektanalys!

SWOT-analysmall

Använd den här mallen för att analysera din organisation, ditt projekt eller din process med hjälp av fyra attribut (styrkor, svagheter, möjligheter och hot) för att fastställa en strategi för förbättring eller optimering. Det är användbart för att bedöma risker och potentiella belöningar samtidigt som du förstår de viktigaste faktorerna som påverkar framgången (eller misslyckandet) för verksamheten, projektet eller processen.

Klicka här för att komma åt SWOT-analysmallen!

McKinsey 7-S modellprocesschecklista

Använd den här mallen för att lyfta fram svagheterna i din organisation och de områden som kräver mest förbättring. Mallen uppmuntrar dig att analysera följande 7 aspekter av ditt företag och detaljera hur varje aspekt påverkar varandra:

1. Strategi
2. Strukturera
3. System
4. Delade värderingar
5. Stil
6. Personal
7. Kompetens

Klicka här för att komma åt McKinsey 7-S Model Checklist Process!

Hur PDSA används inom det medicinska området

( Källa )

Som vi beskrev i inledningen är PDSA rutinmässigt dåligt eller felaktigt tillämpad inom det medicinska området med BMJ papper anger:

Att använda dessa kriterier för att bedöma peer-reviewed publikationer av PDSA-cykler visar ett inkonsekvent tillvägagångssätt för tillämpning och rapportering av PDSA-cykler och en bristande efterlevnad av nyckelprinciperna för metoden. Endast 2/73 artiklar visade överensstämmelse med kriterierna i alla fem principerna .

De två artiklarna som klarade provet, om du vill läsa dem, var:

• Lynch-Jordan AM, Kashikar-Zuck S, Crosby LE, et al. Tillämpa kvalitetsförbättringsmetoder för att implementera ett mätsystem för kronisk smärtrelaterad funktionsnedsättning. J Pediatr Psychol 2010;35:32–41. Fri tillgång här .
• Varkey P, Sathananthan A, Scheifer A, et al. Använda kvalitetsförbättringstekniker för att förbättra patientutbildning och rådgivning om diagnos och hantering. Qual Prim Care 2009;17:205–13. Fri tillgång här .

Så vilka 5 kriterier beslutade BMJ-forskarna var nödvändiga för att uppfyllas för att PDSA skulle tillämpas korrekt?

Låt oss undersöka!

Speglar den vetenskapliga metoden

...formulera en hypotes, samla in data för att testa denna hypotes, analysera och tolka resultaten och dra slutsatser för att upprepa hypotesen .

Den mest grundläggande principen för forskarna är att de studier de analyserar tydligt följer kärnan i den vetenskapliga metoden. Enkelt nog.

Börjar med småskaliga tester

De pragmatiska principerna för PDSA-cykler främjar användningen av ett småskaligt, iterativt tillvägagångssätt för testinterventioner, eftersom detta möjliggör snabb bedömning och ger flexibilitet att anpassa förändringen enligt feedback för att säkerställa att lämpliga lösningar utvecklas .

Författarna är snabba att notera ytterligare fördelar med småskaliga tester inklusive:

• Frihet för forskare att handla och lära
• Minimerar risken för patienterna
• Minimera nivåerna av organisation och resurser som krävs
• Ge möjlighet att engagera intressenter tidigt i processen

Förutsäga dina resultat

I linje med den vetenskapliga experimentella metoden främjar PDSA-cykeln förutsägelse av resultatet av ett förändringstest...

Detta kräver stark kunskap om vad du vill göra och hur det kommer att fungera i ett komplext scenario med flera variabler. Ju starkare teorin är, desto bättre kan dessa variabler redovisas. Att kunna förutsäga utfall i förväg är en större validator av din teori än om experimentet fungerade eller inte.

Mäter din data över tid

Som ett erkännande av att arbeta i komplexa miljöer med inneboende variabilitet, hjälper mätning av data över tid att förstå naturlig variation i ett system, öka medvetenheten om andra faktorer som påverkar processer eller resultat och förstå effekten av en intervention.

Fortsatta tester över tid hjälper till att avslöja ett större antal variabler som kan ha en effekt på resultaten. Deming, in Den nya ekonomin , diskuterar design av en bildörr: dörrens vikt måste vara perfekt, men den måste utsättas för blåsiga dagar, regniga dagar och slitage innan du vet om det är rätt.

Dokumentera dina processer och fynd

Som med alla vetenskapliga metoder är dokumentation av varje steg i PDSA-cykeln viktig för att stödja vetenskaplig kvalitet, lokalt lärande och reflektion och för att säkerställa att kunskap fångas för att stödja organisatoriskt minne och överförbarhet av lärande till andra miljöer .

Ladda ner google play

Om Demings tillvägagångssätt handlar om att bygga en total teori om ditt företag att arbeta utifrån, så är det ingen mening att inte dokumentera dina aktiviteter. Varje fynd är en datapunkt, inte bara om experimentet fungerade eller inte. Utan alla datapunkter kommer teorin som driver ditt företag framåt inte att vara den bästa den kan vara.

Optimera inte bara en process, förbättra den!

( Källa )

Demings tillvägagångssätt verkar vilja att vi tar bort blinkarna.

Sluta titta snävt på endast små justeringar för att ta bort ineffektivitet i processer och börja tänka stort på hur dina processer kan förbättras för att öka kvaliteten – oavsett vilken kapacitet som finns.

För att hjälpa dig med detta, och definiera processen du vill optimera, mäta hur den för närvarande presterar, analysera hur den kan optimeras, bestämma hur den ska förbättras, implementera den nya processen och skapa en plan för att mäta den och granska den igen i framtid, använd gärna denna process för att optimera en process:

Klicka här för att komma åt Processen för att optimera en process

Jag har nämnt Process Street några gånger under det här inlägget, och jag har gett dig fem fantastiska Process Street-mallar för förbättringsmetod som du kan ta bort och använda till ditt hjärta, men du kanske undrar vem är egentligen Process Street ?

Vem är Process Street?

Process Street är superkraftiga checklistor . Det är en toppmodern programvara för affärsprocesshantering (BPM) som är specialiserad på att göra återkommande arbete roligt, snabbt och felfritt för team överallt.

Ta en titt på den här introduktionsvideon, eller läs den här hjälpartikeln , för att ta reda på lite mer om vem Process Street är:

Som du kan se kan du med Process Street skapa en process för allt och allt; från att ta in en ny anställd till att skriva din dagliga att-göra-lista.

Välj en process, bygg en mall för den valda processen, eller använd en av våra många förgjorda mallar (som de jag har gett dig i det här inlägget), och varje gång du behöver gå igenom den här processen, kör en individ checklista från den mallen. Checklistor kan vara så enkla eller så detaljerade som du vill.

Skapa intuitiva och användbara uppgifter med dessa funktioner:

• Stoppa uppgifter
• Dynamiska förfallodatum
• Uppgiftsbehörigheter
• Villkorlig logik
• Godkännande uppgifter
• Bädda in widget
• Rolluppdrag

Eller anslut till tusentals appar via Zapier , webhooks eller API-integration för att automatisera så mycket av din process som möjligt och göra livet enklare.

Titta på det här webbseminariet för mer information om hur du verkligen automatiserar dina processer:

Om du vill läsa om ämnet processförbättring, ta en titt på dessa relaterade artiklar

Processförbättringsrelaterade artiklar

• Processförbättringar: Din ultimata verktygslåda med 17 gratis mallar
• Processförbättring: Stoppa dåliga processer som dödar ditt företag
• Nypanalys: Processförbättringstips från termodynamik, bilar och matlagning
• Agile ISO: Hur man kombinerar efterlevnad med snabb processförbättring
• Guide till processförbättring
• Göra kreativa arbetsflödesförbättringar
• De 24 bästa affärsprocesshanteringsplattformarna för 2019
• De grundläggande affärsprocesserna och affärsprocesshantering

Så, för att avsluta detta inlägg; enligt Deming borde vi använda samma nivåer av vetenskaplig rigoritet som vi förväntar oss av toppforskare. Vi bör bygga till en storslagen teori om kvalitet inom vår egen verksamhet och skräddarsy varje process för att tjäna sin del i att möta dessa behov.

Deming är en av farfäderna till processledning och kvalitetsförbättring, men som BMJ-studien visar behöver vi omskolas om hans idéer nu lika mycket som någonsin.

Har du använt PDSA i ditt företag? Har du läst The New Economics? Låt mig veta dina tankar och erfarenheter i kommentarerna nedan!