Definition av Process Management: Vad det är och varför du behöver det omedelbart

Ett företag kan bara fungera till sin fulla potential med korrekt processledning. Men vad är den egentliga definitionen av processledning?

Eftersom många företag konverterade till distansarbete under pandemin 2020, blev mycket processhantering också digital. Medan anställda så småningom återvände till sina kontor hade processledningen hittat ett nytt hem i molnet.

Med denna plötsliga förändring och intresse för att fullända processledning är det värt att göra en djupdykning i vad processledning faktiskt är. Och som ett företag som i ärlighetens namn gynnades av det skiftet, har vi mycket att säga till om i frågan.

I den här artikeln kommer vi att definiera processhantering, prata om dess fördelar och utmaningar och ge dig råd om hur du implementerar det i ditt företag.

I slutet kommer vi till och med att lägga in en gratis mall som hjälper dig att komma igång.

Definitionen av processledning

Okej, så vad är processledning exakt?

Process management – ​​eller Business Process Management (BPM) – är den teknik som används av organisationer för att analysera, optimera, övervaka och kontrollera olika affärsprocesser.

hur man byter microsoft pin på mobilen

Med BPM kan företag:

• Automatisera återkommande processer så att de alltid löper smidigt
• Analysera tidigare processer för att se vad som gick rätt och vad som inte gjorde det
• Spåra mätvärden över olika processer
• Utför riskanalys för att minska framtida risker
• Mät effektiviteten med hjälp av tidigare data

Varför bry sig om processledning?

BPM är något varje organisation behöver eftersom det hjälper dig att bättre förstå din verksamhet.

Genom att använda BPM kan du analysera alla dina affärsprocesser för att hitta ineffektivitet och komma på lösningar för att fixa och optimera dem. Det gör den dagliga verksamheten mycket smidigare och förbättrar hanteringen av resurser.

Men det är bara de små fördelarna.

De andra fördelarna med att göra detta är enorma. Det sparar inte bara din organisation tid och pengar, det gör det också möjligt för ditt företag att svara på kundernas och marknadens krav mycket snabbare.

Fördelar med att tydligt definiera processledning

Att förstå definitionen av BPM innebär att du bättre kan skilja den från program- och projektledning. Att känna till skillnaden mellan de tre typerna av processer innebär att du kommer att kunna använda dem alla effektivt.

ta bort vattenstämpel från dokumentet

Med BPM är det viktigt att komma ihåg att det är för återkommande processer inom din organisation. Dessa är i allmänhet pågående processer inom ett företag och har inte ett specifikt mål, som personalintroduktion. Det är dess största särskiljande faktor.

Projektledning är leverans av en specifik produkt eller tjänst. Det finns en tydlig början och slut på det. Projekt är i allmänhet engångssaker som inte upprepas, och ett team kanske bara arbetar med ett i taget.

Programhantering är någonstans mitt emellan de två andra. Det handlar om att hantera det ömsesidiga beroendet mellan olika projekt. Precis som BPM pågår programhantering i allmänhet, men till skillnad från BPM handlar det inte om processerna relaterade till verksamheten som helhet.

Fördelar med att använda processhantering

Processhantering är en kritisk aspekt av all verksamhet, som syftar till att förbättra effektiviteten, minska kostnaderna och förbättra den övergripande prestandan. Här är några viktiga fördelar med att använda processhantering:

Ökad effektivitet

Genom att implementera processhantering kan organisationer effektivisera sin verksamhet, eliminera överflödiga uppgifter och förbättra produktiviteten. Med tydligt definierade processer kan anställda arbeta mer effektivt, vilket leder till tids- och kostnadsbesparingar.

Kontinuerlig förbättring

Genom att använda processhantering kan företag kontinuerligt övervaka och utvärdera sina processer för att identifiera förbättringsområden. Detta gör det möjligt för dem att göra nödvändiga justeringar, optimera arbetsflöden och förbättra prestanda löpande.

Förbättrad kundservice

Med förbättrad effektivitet och strömlinjeformade processer kan organisationer ge bättre kundservice. Processer som orderuppfyllelse, lösning av klagomål och kundintroduktion kan standardiseras och utföras konsekvent, vilket resulterar i förbättrad svarstid och kundnöjdhet.

Kostnadsbesparingar

Processhantering hjälper till att identifiera flaskhalsar, redundanser och ineffektivitet, vilket gör att företag kan optimera sin resursallokering och minska kostnaderna. Genom att eliminera onödiga steg och automatisera manuella processer kan organisationer uppnå betydande kostnadsbesparingar.

Förbättrat beslutsfattande

Processhantering ger företag realtidsdata och insikter i deras verksamhet. Detta gör det möjligt för dem att fatta välgrundade beslut baserat på korrekt information, vilket leder till bättre affärsresultat och uppnående av strategiska mål.

Typer av processledning

Processhantering kan göra mycket för att hjälpa dig att nå dina affärsmål, men du måste vara bekant med de olika typerna för att veta vilken som är bäst för dig.

Affärsprocessledning

Denna typ av processledning fokuserar på att förbättra affärsprocesser och arbetsflöden över olika avdelningar eller funktioner inom en organisation. Det syftar till att optimera processer, förbättra effektiviteten och anpassa dem till strategiska mål. Programvara för affärsprocesshantering är ett utmärkt sätt att hjälpa dig att sätta upp ett processhanteringssystem.

Projektledning

Projektledning innefattar planering, genomförande och övervakning av ett specifikt projekt för att uppnå specifika mål inom en definierad tidsram. Det säkerställer att projekt levereras i tid, inom budget, och uppfyller önskade kvalitetsstandarder.

Arbetsflödeshantering

Arbetsflödeshantering fokuserar på samordning och optimering av uppgifter, aktiviteter och godkännanden inom en definierad process. Det säkerställer att arbetet dirigeras effektivt, deadlines hålls och alla nödvändiga steg genomförs.

Programledning

Programledning innebär att hantera flera relaterade projekt som en samordnad ansträngning för att uppnå organisatoriska mål. Det innebär att övervaka planering, genomförande och övervakning av flera projekt och säkerställa att de överensstämmer med strategiska mål.

Robotic process automation (RPA)

RPA innebär användning av mjukvarurobotar eller bots för att automatisera repetitiva och regelbaserade uppgifter. Det syftar till att förbättra effektiviteten, noggrannheten och hastigheten genom att minska manuella ingrepp och minimera fel.

Hur du utbildar ditt team om definitionen av processledning

Teammedlemmar är mer mottagliga för förändringar än vad många chefer brukar ge dem kredit för. Men alltför ofta möts BPM med en inställning och glöm typ av attityd. Det är väldigt lite förändring.

När det gäller att utbilda ditt team i definitionen av processledning är ditt tillvägagångssätt viktigare än hur du formulerar definitionen. Fråga dig själv detta:

• Varför vill jag att mitt team ska känna till definitionen av processledning?
• Hur kommer teamet att tjäna på att känna till definitionen?
• Vilka förväntningar har jag på laget efter att vi diskuterat BPM?
• Vill jag ha mitt teams idéer, eller vill jag bara att de ska veta vad BPM är i allmänhet?

Om du bara vill att ditt team ska veta vad BPM är, är ditt tillvägagångssätt förmodligen inte det rätta.

Dina teammedlemmar är de som arbetar med etablerade processer varje dag, och de vet förmodligen redan vad som kan förbättras. När du introducerar processledning för ditt team bör det vara ett sätt för dig att öppna upp den kommunikationslinjen med ditt team.

De borde vara bekväma med att komma till dig med sina idéer för att förbättra processer från denna punkt och framåt. Deras idéer ska alltid lyssnas på.

Affärsprocesshanteringsmodeller definierade

Modellering av affärsprocesshantering är handlingen att representera en organisations processer så att de kan analyseras, förbättras och potentiellt automatiseras.

Hela idén med BPM-modeller är att ha en fysisk representation av en process utformad på ett sätt som är vettigt för alla som tittar på den, oavsett om det är ingenjörer eller intressenter. Se det som en tankekarta.

Exempel på processledningsmodeller

Hur du går tillväga för att modellera dina affärsprocesser är upp till dig, men det finns några väletablerade modeller som hjälper dig att komma igång.

infoga sidbrytningsord

Flödesscheman

Förmodligen de mest välkända modellerna, flödesscheman är enkla och lätta att göra. Bara genom att använda en mängd olika former förbundna med pilar kan du enkelt visa hur vissa delar av en process flyter in i en annan.

Dessa fungerar i allmänhet bäst för enkla processer eller för att förenkla mer komplicerade.

Business Process Modeling Notation

Business Process Modeling Notion (BPMN) kartlägger affärsprocesser med hjälp av en grafisk notation. Skapat av Object Management Group (OMG), målet med BPMN är att göra även de mest komplexa affärsprocesserna begripliga för alla i ett team, från mjukvaruutvecklare till affärsanalytiker.

Du kan faktiskt lära dig hur du skapar ett BPMN gratis på OMGs hemsida om det är den här modellen du vill gå med.

Gantt-diagram

Gantt-diagram skapades av den amerikanske maskiningenjören Henry Gantt och har funnits i mer än 100 år. Dessa diagram används bäst för processer som är tidskänsliga eftersom de använder staplar för att spåra deadlines för vissa uppgifter eller projekt.

Gantt-diagram är sekventiella och mycket lätta att förstå. Det finns en bra anledning till att de fortfarande används ofta idag.

Dataflödesdiagram

Dataflödesdiagram (DFD) låter dig visualisera dataströmmar. DFD:er fungerar som flödesscheman men har i allmänhet en mycket större nyckel för att hålla de olika formerna och färgerna tydliga och organiserade.

Dessa hjälper så att du kan se hur data flyter inom en process och även mellan processer. De är generellt sett bättre för ditt team och inte för intressenter eftersom de kan bli lite invecklade beroende på hur mycket data som representeras.

hur man sätter en punkt i google slides

Implementera ett processledningssystem

Att implementera ett processledningssystem, även för enskilda processer, behöver inte vara komplicerat. Följ bara dessa steg:

Definiera tydligt målen och målen

Detta kommer att ge grunden för att identifiera de kritiska processer som behöver hanteras och förbättras. Genom att säkerställa anpassningen mellan processledningssystemet och den övergripande affärsstrategin kan organisationer prioritera sina ansträngningar och fatta bättre beslut angående processoptimering.

Kartlägg de befintliga processerna

Detta innebär att dokumentera steg, input, output och intressenter som är involverade i varje process. Processkartläggningsövningen ger en visuell representation av sekvensen av aktiviteter och hjälper till att identifiera potentiella flaskhalsar, ineffektivitet och redundanser i processerna.

Identifiera förbättringsmöjligheter

Detta görs genom att utvärdera effektiviteten, effektiviteten och prestanda för varje process. Key Performance Indicators (KPI:er) kan definieras för att mäta framgången för processerna och spåra framstegen mot förbättringsmål.

Optimera processerna

Processförbättringar kan uppnås genom en mängd olika tillvägagångssätt, såsom:

• Eliminera onödiga steg
• Automatisera manuella uppgifter
• Omdefiniering av roller och ansvar
• Implementera bästa praxis från industristandarder

Genom att kontinuerligt övervaka och analysera processerna kan organisationer identifiera områden för optimering och implementera förändringar för att öka effektiviteten.

Utmaningar med att implementera ett nytt processledningssystem

Att implementera ett nytt processledningssystem kan komma med sin beskärda del av utmaningar. Här är några av de vanliga hindren som organisationer kan stöta på under denna process:

Motstånd mot förändring

Att implementera ett nytt processledningssystem kräver ofta ett förändrat tankesätt och förändringar av etablerade arbetsflöden. Motstånd mot förändring kan komma från anställda som är vana vid befintliga processer och kan vara tveksamma till att ta till sig nya arbetssätt.

Brist på inköp

Framgångsrik implementering av ett processledningssystem är beroende av stöd och inköp från nyckelintressenter. Om beslutsfattare och ledare inte helt förstår fördelarna eller ser värdet i systemet kan det vara utmanande att få det stöd och de resurser som behövs.

vinna 10 utan Microsoft-konto

Begränsade resurser

Att implementera ett nytt system kräver investeringar i teknik, utbildning och resurser. Begränsade budgetar eller resursbegränsningar kan innebära utmaningar när det gäller att skaffa de nödvändiga verktygen och allokera rätt personer för att driva implementeringsprocessen.

Datahantering

Att implementera ett processledningssystem innebär ofta att man samlar in och analyserar stora mängder data. Att hantera och organisera denna data effektivt kan vara en utmaning, särskilt om organisationer inte har effektiva datahanteringsprocesser på plats.

Integration med befintliga system

Organisationer kan redan ha etablerade system och verktyg på plats, och att integrera det nya processledningssystemet med dessa befintliga system kan vara en komplex uppgift. Att säkerställa sömlös integration och smidigt dataflöde mellan olika system kan innebära utmaningar.

Processhanteringsmallar

Kolla in vårt blogginlägg om viktiga processer för HR-team. Det är ibland bättre att implementera BPM i HR-team först, och det här inlägget innehåller 60 gratis mallar som ditt team kan testa.

Om du har svårt att bestämma dig för vilken du ska prova först rekommenderar jag den här:

Hur du optimerar ditt processledningssystem

Att optimera ditt processledningssystem handlar om att etablera ett system för ständiga förbättringar.

Ständiga förbättringar innebär att man aldrig bestämmer sig. Det finns inget Detta fungerar utmärkt, låt oss lämna det som det är, utan snarare en attityd av, Det här fungerar utmärkt, men finns det något sätt att göra det ännu bättre?

Vi har ett helt blogginlägg fullt med råd om hur man använder ständiga förbättringar för att optimera processer om du vill lära dig mer.