Vad är en process? En icke-tråkig guide för vanliga människor

Processer är mycket mer intressanta än du först tror. Det är inte något slags skämt – de är intressanta, jag svär. Men vad är en process?

Även om de är det definierad som en samling av sammanhängande arbetsuppgifter som initieras som svar på en händelse som ger ett specifikt resultat , det finns lite av en bakgrund som hjälper oss att skära igenom företagens lugnande medel och förstå vad en process är och varför processer är viktiga .

Först några exempel på processer:

• Städning i butiken
• Att hitta en e-postadress
• Installera programvara
• Kundprofilering
• Introduktion av en ny medarbetare
• Planerar ett bröllop

Men varför är dessa processer? Varför är de inte bara jobb som ska göras? Poängen är att när du formaliserar en process tänker du på arbetsflödet med produktivitet i åtanke och det gör det lättare att utföra och optimera.

skapa ett flygblad

Den första affärsprocessen någonsin

Den tidigaste kända definitionen av en affärsprocess kommer från skotsk ekonom Adam Smith . Genom att bryta ner sin idé till de enklaste elementen, 1776 beskrivs en affärsprocess på plats vid en teoretisk stiftfabrik, som involverar 18 separata personer för att göra en stift:

En man drar ut tråden, en annan rätar ut den, en tredje klipper den, en fjärde pekar den, en femte slipar den upptill för att ta emot huvudet: för att göra huvudet krävs två eller tre distinkta operationer: att sätta på det är en viss verksamhet, att bleka stiften är en annan ... och den viktiga affären med att tillverka en stift är på detta sätt uppdelad i cirka arton distinkta operationer, som i vissa fabriker alla utförs av olika händer, fast i andra kommer samma man att göra det någon gång utföra två eller tre av dem.

Varför ska vi bry oss om hur många personer som krävs som gör stiften, eller hur många steg är i processen? Jo, Smith hittade det genom att skapa en process och tilldela stegen till enskilda specialister ökade produktiviteten 24 000 % .

Arbetet i en stiftfabrik från 1700-talet och bilden som inspirerade Adam Smith att skriva den första definitionen av en affärsprocess.

Att använda processer för att arbeta 5 gånger snabbare

En process är nödvändig för arbetsfördelningen eftersom uppgiften inte bara finns i en persons huvud längre.

Ingenjören med fullstackstift kan vara en bra person att skriva processen, men bör inte köra den från början till slut ensam – jobbet är 240 gånger effektivare när det är uppdelat mellan stiftspecialister: personen som skär stifttrådar hela dagen är mindre felbar än ensamnålsmästaren. Låt oss sluta prata om stift.

En vintermorgon 1907, Henry Ford tog Charles E. Sorensen till Piquette Avenue Plant , en tom byggnad i Detroit som skulle fortsätta att bli födelseplatsen för USA:s första masstillverkade prisvärda bil. Vi ska börja ett helt nytt jobb sa han till produktionschefen.

Piquette Avenue-fabriken i Detroit, Michigan. Platsen för världens mest inflytelserika implementering av affärsprocesser.

Ford förklarade sin idé till en ny process. Istället för att en hantverkare skapade en produkt ensam, fick alla lära sig att göra ett av 84 enkla, repetitiva jobb. Med detta nya synsätt på processer minskade Ford tillverkningstiden för Modell T ner från 12,5 timmar till 2,5 timmar.

Det var inte bara en triumf för Fords bankkonto, det var ett av de mest revolutionerande ögonblicken som någonsin inträffat, inte bara i bilarnas eller tillverkningens historia, utan i hela affärshistorien.

De tre typerna av processer som varje företag behöver

Du vet det processer är en uppsättning logiska instruktioner som ska köras från början till slut , men visste du att det finns tre typer av processer? Dessa är:

• Ledningsprocesser
• Operativa processer
• Stödja processer

Ledningsprocesser

Ledningsprocesser är inte lika laserfokuserade på att ta en uppgift från början till slut som de är fokuserade på att planera och projicera framtiden för företagets verksamhet.

Ett exempel på en ledningsprocess kan vara en VD som planerar hur man bäst organiserar marknadsföringsteamets tid och energi för en PR-kampanj. Processdelen skulle vara att allokera resurser, definiera tidsramar och kontrollera att systemen är på plats och optimerade.

Operativa processer

Operativa processer berör din kärnverksamhetsprocess. Om du är ett t-shirtföretag är en av dina centrala operativa processer att ta beställningar via telefon. En annan skulle vara att få tillverkade t-shirts för att skickas.

redigera påminnelser i slack

Vad ditt företag än gör i sin kärna, bör det finnas vattentäta processer på plats för att göra ditt företag skalbart och effektivt.

Stödjande processer

Överraskning överraskning — stödjande processer stödjer lednings- och operativa processer. Företaget förlitar sig på dessa processer för att stödja planera och gör delar av verksamheten. Det är processer som teknisk support, introduktion av anställda eller att anställa en praktikant.

Även om dessa inte är vad företaget gör för att tjäna pengar, underlättar de den huvudsakliga intäktsströmmen och gör det så att förvaltningsprocesserna har något att hantera, och att de operativa processerna är så friktionsfria som möjligt.

Anatomin i en process

När en process dokumenteras på papper (eller förhoppningsvis digitalt) görs den i form av ett standarddokument för operativa procedur. Även om de inte är den typ av saker du skulle ta för att läsa på en 18-timmars flygning, gör de processer mycket lättare att förstå, distribuera, lära ut och optimera.

En SOP kan innehålla:

• En rubrik med titel, datum, författare och ID
• En steg-för-steg lista med instruktioner
• Teamet eller individen som ansvarar för att utföra varje uppgift
• De resurser (utrustning, pengar, tid, stödjande team) som användaren kommer att behöva
• Referenser till andra SOP

Vanligtvis kommer företag och statliga organ att skapa komplex SOP-dokumentation. Klick här för ett exempel på ett introduktionsdokument till en uppsättning SOP som skapats av General Electric för anställda som arbetar med UNICORN-kontrollerade system. Du kommer att märka att det finns en tabell med kodnummer och SOP-beteckningar samt förklaringar av terminologi.

Få ett utdrag från en faktisk SOP för att köpa ett fordon här . Återigen, det är väldigt noggrant och använder samma stil som många företag använder för att se till att SOP är vattentät.

… Men ibland är en SOP inte så komplicerad.

Mindre företag skriver effektiva processer som bara får jobbet gjort, och det finns mindre behov av författare och SOP-ID när de skrivs med SOP-programvara som skapar det manuellt. Detsamma gäller för referensdelen, som nu görs med hyperlänkar. Nedan är en enkel SOP skapad av Process Street:

Problemprocesserna löser

I The Checklist Manifesto — en bok vi inte kan sluta prata handla om — Atul Gawande berättar om hur han implementerade en säkerhetsprocess på Johns Hopkins sjukhus.

Det verkade enkelt, och det var inte lika coolt som de andra idéerna de hade haft, som robotkirurgi. Men i verkligheten var det det mest effektiva verktyget som kunde ha implementerats, och det var bara ett papper.

Undersökt efter checklistans implementering sa 78 % av den medicinska personalen på sjukhuset att de märkte att checklistan förhindrade ett fel. Och det ultimata beviset: 93 % av kirurgerna skulle vilja att checklistan skulle användas på dem om de var på operationssalen och genomgick operation.

Detta är processen:

Detta nästa exempel är ett mer påtagligt, katastrofalt.

På morgonen den varmaste dagen på året - den 17 juli 1865 - kolliderade två tåg fullpackade med mestadels barn i Whitemarsh Township, Pennsylvania, och dödade omkring 60 och skadade över 100.

En målning av The Great Train Wreck från 1856 av en okänd konstnär

Orsaken? Wikipedia har det listade som 'mänskligt fel'.

Tågen drog mycket fler vagnar än de kunde hantera, vilket innebar att förarna var tvungna att stanna med jämna mellanrum för att återfå motortrycket de behövde för att fortsätta. Med detta oberäkneliga beteende var tåget inte enligt schemat och kommunicerade inte det till de omgivande stationerna.

Föraren trodde att han kunde ta igen förlorad tid och hålla schemat, så han sköt motorn, tog ett alternativt spår och trodde att han skulle vara fri från Aramingo , ett annat tåg kör ut från Wissahickon ungefär samtidigt.

I en blind kurva träffade pannorna på de två tågen och orsakade en explosion som hördes upp till 5 miles away. De tre vagnarna närmast pannorna sprängdes till splitter och resten fattade eld och spårade ur.

kalender tom

Som svar på denna katastrof, North Pennsylvania Railroad anpassade sina processer. De slog fast att inga två tåg som färdas i två riktningar kommer att dela samma spår, och telegramkommunikation med närliggande stationer gjordes obligatorisk.

Använda processer i din verksamhet

Nuförtiden väntar (vanligtvis) inte företag tills katastrofala misslyckanden inträffar innan de tänker på processer. Om du inte formellt använder processer är det aldrig för tidigt.

Skaffa dig ett gratis Process Street-konto och börja skapa processer, systemisera ditt företag och dela upp uppgifter. Som vi har sett kan processer öka produktiviteten med 24 000 %.

Skaffa sig Den kompletta guiden till Business Process Management

Missar ditt team deadlines på grund av osäkra ansvarsområden?

Tar nyanställda för lång tid att ombord och träna?

Företag som implementerar processer har en 280% högre framgångsfrekvens på sina projekt (95 %) jämfört med de som inte gör det (25 %).

Börja sänka kostnaderna på mindre än en vecka genom att systemisera ditt teams arbete, krossa flaskhalsar och eliminera bortkastad tid och ansträngning.

Vad står i boken?

• Vad är en process? En icke-tråkig guide för vanliga människor
• Hur processer skyddar ditt företag från att krascha och brinna
• Varför normaliseringen av avvikelser skadar ditt företag
• Vad är Business Process Management? En riktigt enkel introduktion
• Affärsprocessanalys (utan den käkbrytande gäspningen)
• Varför du borde bry dig om affärsprocessmodellering
• Hur man byter till BPM-programvara när du bara använder papper
• Omstrukturering av affärsprocesser: Vad du ska göra om ditt företag misslyckas
• Är Business Process Outsourcing relevant för ditt småföretag?