Vad är ISO 9001-certifiering? Hur man blir certifierad (för nybörjare)

ISO 9001-certifiering är en internationell standard för att definiera ett kvalitetsledningssystem (QMS). Den beskriver olika kriterier (eller standarder) för att definiera kvalitetsledningsprinciper som att fokusera på kunden, optimera ledarskap och ledning inom organisationen, förbättra och finjustera interna processer och generella metoder för ständiga förbättringar.

Låt oss bryta ner var och en av komponenterna i och ISO 9001-certifieringen.

ISO

ISO , eller International Organization for Standardization, är ett internationellt standardiseringsorgan med säte i Genève, Schweiz. Den består av ett gäng olika representanter från ett brett utbud av proprietära, industriella och kommersiella standardorganisationer.

I grund och botten är det organisationen som är ansvarig för att definiera och implementera alla dessa standarder .

ISO själv certifierar faktiskt ingenting. Alla certifieringar görs av tredjepartsorganisationer.

9001

Siffran efter ISO är standardens identifierare. ISO 9001 är en av de mest välkända ISO-standarderna, som definierar kriterier för allmänna kvalitetsledningssystem.

ISO 9001 är en del av den bredare ISO 9000-familjen. Alla standarder inom ISO 9000 avser kvalitetsledning.

I huvudsak är denna standard utformad för att hjälpa organisationer att bli mer effektiva och mer framgångsrikt möta sina kunders behov.

Minst en miljon företag och organisationer i 170+ länder är certifierade enligt ISO 9001.

Certifiering

ISO 9001 är också den enda standard i 9000-familjen som kan certifieras för. Denna certifiering är inte ett krav, och organisationer kan fortfarande implementera principerna för ISO 9001 informellt utan att bli certifierade.

Tekniskt sett kan bara organisationer bli certifierade. Däremot kan individer bli certifierade huvudrevisorer eller registratorer för att utföra revisioner av organisationer.

Certifieringen kommer i allmänhet att täcka hela organisationen, med fokus på specifika anläggningar eller avdelningar som är skräddarsydda för att förbättra prestanda inom det området.

Här är en snabb sammanfattning av den viktigaste informationen om ISO 9001-standarden:

• ISO 9001 är en internationell standard för ett kvalitetsledningssystem (QMS).
• ISO 9001 är en del av den större ISO 9000-familjen.
• ISO 9001 är den enda standard som kan certifieras enligt. Det finns inget som heter ISO-certifiering eller ISO 9000-certifiering, bara ISO 9001-certifiering.
• Individer kan inte bli ISO 9001-certifierade; snarare blir organisationer eller företag certifierade.
• Individer kan dock bli certifierade för att bli en ISO 9001 Certified Lead Auditor, vilket gör det möjligt för dem att granska andra företag.
• Organisationens storlek spelar ingen roll. Det kan vara 1 person eller 100 000.
• ISO 9001 är en allmän standard för kvalitetsledning – det spelar ingen roll vilken bransch du är i.
• ISO 9001 är en processfokuserad standard, till skillnad från en produktfokuserad standard. Den är inte utformad för att definiera produktkvalitet (även om din process är bra, så borde din produkt också vara det).

Vad innebär det att ha en ISO 9001-certifiering?

Organisationer som är ISO 9001-certifierade har framgångsrikt implementerat ett kvalitetsledningssystem i enlighet med alla krav som anges i ISO 9001-standarden.

En del av ISO 9001-certifieringen är att se till att förbättringsområden identifieras och åtgärdas. Som sådan kan organisationer med ISO 9001-certifiering antas tillhandahålla produkter och/eller tjänster som uppfyller strikta kvalitetsledningsstandarder.

Vad är ett QMS?

Outlook sharepoint integration

Kvalitetsledningssystemet är centralt i ISO 9001-standarden. Som enklast är ett kvalitetsledningssystem en uppsättning principer eller riktlinjer för standardförfaranden som du kan använda för att mäta kvaliteten på olika aspekter av din verksamhet.

Se det som en samling policyer, processer och dokumenterade procedurer som definierar det perfekta sättet du vill leverera din produkt eller tjänst till dina kunder. Det är nästan som ett system för affärsprocesshantering, förutom med fokus på kvalitetskontroll.

Varje QMS kommer att vara olika, skräddarsytt för att passa behoven och målen för företaget som använder det. Vad ISO 9001-standarden (och mer allmänt, ISO 9000-familjen) gör är att tillhandahålla en uppsättning riktlinjer som hjälper dig att designa och implementera ett framgångsrikt QMS.

Du kan förstå ett QMS genom att dela upp det i fyra kärnelement eller stadier:

• Planen
• Do
• Kolla upp
• spela teater

Naturligtvis kommer enbart ett QMS inte automatiskt att göra dig ISO 9001-certifierad, men det är vad hela certifieringen bygger på.

Förutom 9001 finns det ytterligare standarder i 9000-familjen som stödjer implementeringen av ett kvalitetsledningssystem:

• ISO 9000 definierar principerna och termerna som informerar ISO 9001,
• ISO 9004 är utformad för att förbättra framgångsfrekvensen för det QMS som 9001 definierar.

För en mer detaljerad inblick i det inre arbetet i ett QMS, kolla in vår artikel om kvalitetsledningssystem.

Varför ISO 9001 är viktigt

Att vara certifierad enligt ISO 9001-standarden är en internationellt erkänd symbol för prestige och kvalitetssäkring. Certifierade organisationer antas ha uppnått ett konsekvent system för att säkerställa hög kundnöjdhet och ständiga förbättringar.

Fördelar med en ISO 9001-certifiering

Det är en brett utbud av förmåner som gör ISO 9001-certifiering till en viktig faktor för alla organisationer. Jag har listat de viktigaste fördelarna nedan.

Hur ISO 9001-certifiering gynnar ditt företag :

• Ökad vinstpotential och marknadsandel
• Tidsbesparing genom effektivare resurshantering
• Återkommande problem och anomalier reduceras eller elimineras
• Varumärkesimage och trovärdighet förbättrades
• Manuellt arbete minskar med processintegration och processautomation
• Organisatorisk effektivitet och effektivitet förbättras genom att använda data och bevis för att informera beslutsfattande

ISO 9001-metoden tittar på både de enskilda processerna och hur alla dessa processer interagerar med varandra. Genom att undersöka relationen mellan alla dina affärsprocesser inom ramen för ett QMS kan du hitta områden som är mogna för förbättring och optimering.

Att använda data och bevis för att informera ditt beslutsfattande är nödvändigt om du vill uppnå dina affärsmål. Att samla in adekvata rapporter och tillräckligt dokumentera dina processer är också nödvändigt, så du har data att arbeta med i första hand. Kvalitetsledningssystem är bra på detta, och ger en ram för dokumentation av alla processer inom ditt företag.

Hur ISO 9001-certifiering gynnar dina kunder :

• Ger garanti för att du är en pålitlig leverantör av hög kvalitet
• Kundnöjdhet är ett av de främsta fokuserna för ISO 9001
• Kundfeedback kan ageras snabbt och effektivt
• Förebyggande planering innebär att problem åtgärdas innan de har en chans att orsaka problem för dina kunder

En av de viktigaste faktorerna som driver implementeringen av kvalitetsledningssystem är fokus på att förbättra kundnöjdheten genom att identifiera deras behov och mål. Förbättrad kundnöjdhet leder sedan till pågående affärer.

När det står klart för en kund att du har uppnått de höga kvalitetskrav som krävs av en ISO 9001-certifiering, kommer de lättare att lita på dig.

Hur ISO 9001-certifiering gynnar dina anställda

• Jobben är säkrare tack vare förbättrade affärsresultat
• Anställda rapporterar högre arbetstillfredsställelse och arbetsglädje på grund av att deras roller (vad man ska göra och hur man gör det) är tydligt definierade och strömlinjeformade
• Tränings-, introduktions- och utbildningsresurser är mer lättillgängliga tack vare förbättrad planering och organisatorisk strukturering
• Implementering av ett QMS kan främja en företagskultur av ständiga förbättringar
• Medarbetarna blir mer engagerade och känner mer ansvar för de processer de använder

Att främja en kultur av ständiga förbättringar kan bidra till att förbättra arbetarnas moral (liksom den allmänna lyckan på arbetsplatsen) genom att få arbetarna att känna att de är aktivt involverade i och ansvariga för utvecklingen, implementeringen och optimeringen av de processer de använder på en dagligen.

Dessutom är det vettigt att de personer som fattar beslut om design och optimering av en specifik process är de som faktiskt använder dem dagligen.

Genom att sammanföra hela din personalstyrka för att bygga vidare på och förbättra befintliga processer, främjar du inte bara en kultur av ständiga förbättringar, utan anpassar också arbetarna till målen för organisationen som helhet.

Hur man blir ISO 9001 certifierad

För att bli certifierad måste du i princip implementera ett kvalitetsledningssystem enligt den senaste ISO 9001-standarden för att sätta upp ett kvalitetsledningssystem, och sedan fortsätta med att få detta kvalitetsledningssystem granskat av en certifierad revisor.

hur man rensar cacheminnet på en bärbar dator

Resultatet är en certifiering som vanligtvis varar i tre år, varefter organisationen måste omcertifieras.

Tekniskt sett är det bara möjligt för organisationer att få en ISO 9001-certifiering, men för tydlighetens skull har jag inkluderat ett avsnitt som beskriver hur en individ kan bli ett certifierat organ (CB eller Registrar) för att utföra certifiering revisioner för organisationer.

För organisationer

Det bör tydligt framgå att ISO 9001 inte är en grupp som organisationer bara kan ansluta sig till. Det är en certifiering som måste uppnås som en del av en specifik revisionsprocess.

För att bli ISO 9001-certifierad måste du:

1. Bygg och implementera ett kvalitetsledningssystem i enlighet med principerna för den senaste ISO 9001-standarden
2. Låt ett certifierat organ (CB eller registrator) utföra en revision för att bedöma resultatet av ditt QMS mot den senaste ISO 9001-standarden.
3. Om du lyckas måste certifikatet omcertifieras efter tre år (och vart tredje år) för att säkerställa att du fortfarande håller standarden (liksom alla nya ändringar av standarden)

För privatpersoner

Som nämnts ovan är ISO 9001 inte en personlig standard, och som sådan kan individer inte bli certifierade. De kan dock bli certifierade revisorer efter en 5 dagars utbildning.

Gratis ISO 9001-mallar

Det enklaste sättet att förstå de första stegen mot en ISO 9001-certifiering är att se ett exempel på hur ett kvalitetsledningssystem kan se ut i praktiken.

Process Street-mallen nedan ger dig en fullständig översikt över en minimanual för kvalitetsledningssystem enligt ISO 9001:2015-standarden:

Mallen är helt gratis: registrera dig bara för ett gratis Process Street-konto (det tar ungefär två minuter) så kan du komma direkt till det.

Du kan också använda följande mall som ett exempel på samma QMS, helt ifylld och ifylld inom ramen för ett fiktivt marknadsföringsföretag:

Process Street är en programvara för hantering av affärsprocesser för att designa, distribuera, övervaka och optimera arbetsflöden. Den är utformad för att göra återkommande uppgifter snabba, roliga och enkla.

handelslager

Kolla in den här videon för en snabb introduktion:

Uppdelning av ISO 9001

Den faktiska, officiella ISO 9001-standarden som definieras av ISO är uppdelad i 10 sektioner.

Det riktiga köttet av standarden är i de sista sju sektionerna, så de tre första berörs bara här. Jag har beskrivit innehållet i var och en nedan.

Avsnitt 1, 2 och 3: Inledning, referenser och definitioner

De tre första avsnitten är till stor del inledande och innehåller allmän information om organisationens mål samt referenser till ISO-termer och definitioner.

För denna artikels skull, och för att förstå processen för att bli ISO-certifierad, är de inte viktiga.

Avsnitt 4: Organisationens sammanhang

Det här avsnittet handlar om att försöka förstå organisationen i dess nuvarande sammanhang. Kontext, i denna mening, hänvisar till interna och externa frågor som kan påverka strategisk inriktning, såväl som en lista över intresserade parter och intressenter.

Kontext täcker också omfattningen av kvalitetsledningssystemet, inklusive en komplett lista över företagets rutiner.

Avsnitt 5: Ledarskap

Den här handlar i grunden om att definiera olika beslutsfattares roll i designen och genomförande av QMS.

Den innehåller vanligtvis en lista över relevanta personer tillsammans med deras roller och ansvar, och hur de tar hänsyn till implementeringen av QMS.

Avsnittet bör tydligt beskriva ledningens engagemang för att säkerställa kundnöjdhet, den specifika definitionen av kvalitetspolicyn och de olika roller och ansvarsområden som är relevanta för QMS i hela organisationen.

Avsnitt 6: Planering

Funktionen för detta avsnitt är att tydligt beskriva risker och möjligheter för implementeringen av QMS, samt tydliga mål för förbättring och planerna för att uppnå dessa mål.

Att inkludera en SWOT-analys i det här avsnittet är användbart för att anpassa mål för förbättring med de risker och möjligheter som finns.

Avsnitt 7: Support

Support fokuserar i huvudsak på hantering och allokering av resurser i utformningen och implementeringen av QMS.

Det inkluderar mänskliga resurser, byggnader, infrastruktur, arbetsmiljöer, organisationskunskap, övervakning och spårningsresurser.

Dessutom kommer de dokument och register som krävs för alla processer i organisationen vanligtvis att definieras här.

Avsnitt 8: Drift

Det här avsnittet behandlar allt som rör planering och distribution av produkter eller tjänster inom din organisation.

Det inkluderar krav på planering, produktfunktionskrav, produktdesign, granskning och eventuella ytterligare servicerelaterade operationer.

Avsnitt 9: Prestationsutvärdering

Detta kommer att detaljera allt som behövs för att analysera QMS:s prestanda.

Det inkluderar spårning och utvärdering av alla processparametrar, kvantifiering och bedömning av kundnöjdhet, utförande av interna effektivitetsrevisioner och den pågående granskningen av själva QMS.

Avsnitt 10: Förbättring

Det sista avsnittet är allt som behövs för den kontinuerliga förbättringen av QMS.

Detta inkluderar att utvärdera processer och vidta korrigerande åtgärder för de processer som anses ineffektiva.

Om du till exempel använder en BPM-programvara som Process Street, kan detta ta formen av att bestämma om funktioner för checklistmall som villkorlig logik eller dynamiska förfallodatum kan användas för att automatisera delar av en process.

Ta en titt på den här videon för några fler idéer om hur du kan använda villkorlig logik i Process Street för dina vanliga driftsprocedurer.

Som nämnts tidigare i den här artikeln är detta avsnitt baserat på Plan-Do-Check-Act-cykeln, som använder var och en av dessa steg för att åstadkomma förändringar inom organisationen till slutmålet att driva och förbättra alla processer.

Fler ISO-resurser

För mer hjälp om det omfattande ämnet ISO-standarder och certifiering, kolla in följande artiklar:

• Agile ISO: Hur man kombinerar efterlevnad med snabb processförbättring
• Hur man skriver en handlingsbar policy och procedurmall (ISO-kompatibel!)
• Vad är ett kvalitetsledningssystem? Nyckeln till ISO 9000
• Vad är en ISO-revision? Gratis checklista för självrevision enligt ISO 9000 (ISO 9004:2018)

Har du frågor om att få ISO 9001-certifiering? Lämna en kommentar nedan så återkommer vi till dig!